1. Tổng quát

Sử dụng tính năng Sort để sắp xếp các giá trị trong một hoặc nhiều cột dữ liệu. Bạn có thể sắp xếp theo các giá trị trong nhiều cột và theo thứ tự tăng hoặc giảm. Ví dụ, trong trang tính sau, cột Chiều dài “Length” và Máy “Machine” được sắp xếp theo các giá trị trong cột Máy “Machine”. Các kết quả có trong cột Chiều dài được sắp xếp “Sorted Length” và Máy đã sắp xếp “Sorted Machine”.

 
TIP
Để sắp xếp nhanh toàn bộ trang tính, hãy nhấp vào cột để sắp xếp theo, sau đó nhấp chuột phải và chọn Sort Columns > Entire Worksheet.
 
Để sắp xếp các cột trong một trang tính, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

• Chọn Data > Sort.
• Bấm vào trang tính, bấm vào cột để sắp xếp, bấm chuột phải, sau đó chọn Sort Columns > Custom Sort.

 
Khi đó hộp thoại Sort Columns xuất hiện:

 
Hoàn thành các bước sau để sắp xếp các giá trị trong một hoặc nhiều cột dữ liệu.
 

• Chọn Data > Sort.

• Nhấp chuột phải vào trang tính và chọn Sort Columns > Custom Sort.

• Increasing: Sắp xếp các giá trị theo thứ tự tăng dần (ví dụ: 1, 2, 3 hoặc A, B, C).

• Decreasing: Sắp xếp các giá trị theo thứ tự giảm dần (ví dụ: 3, 2, 1 hoặc C, B, A).

• All columns: Sắp xếp tất cả các cột trong trang tính.

• Specified columns: Sắp xếp các cột được chỉ định. Nhập các cột để sắp xếp.

• In the original columns: Thay thế các cột ban đầu bằng các cột đã sắp xếp.

• At the end of the current worksheet: Đặt các cột đã sắp xếp sau cột cuối cùng chứa các giá trị trong trang tính.

• In specified columns of the current worksheet: (Tùy chọn này chỉ khả dụng nếu bạn đang sắp xếp các cột được chỉ định.) Đặt các cột đã sắp xếp vào các cột mà bạn chỉ định. Trong Columns, hãy nhập số cột (ví dụ: C6) hoặc tên cột cho mỗi cột mà bạn đang sắp xếp. Nếu tên cột có nhiều hơn một từ, hãy đặt tên trong dấu ngoặc kép.

• In a new worksheet: Đặt các cột đã sắp xếp trong một trang tính mới. Trong Name, hãy nhập tên cho trang tính mới.

• At the end of a specified worksheet: Đặt các cột đã sắp xếp sau cột cuối cùng chứa các giá trị trong trang tính đang mở mà bạn chỉ định. Từ Trang tính, hãy chọn trang tính để lưu trữ các cột đã sắp xếp.

   
 
2. Ví dụ về sắp xếp dữ liệu trang tính bằng tính năng Sort
Một kỹ sư hóa học muốn so sánh độ cứng của bốn hỗn hợp sơn “Blend”. Các mẫu sơn được bảo dưỡng ở các nhiệt độ khác nhau bởi các nhà khai thác “Operator” khác nhau. Người kỹ sư muốn sắp xếp dữ liệu để dễ dàng thấy được mối quan hệ giữa loại hỗn hợp sơn và nhà khai thác với mỗi quan sát.
   
Các kết quả
Các cột C5 – C8 chứa dữ liệu đã được sắp xếp. Bởi vì Paint là cột đầu tiên được sắp xếp theo, tất cả các quan sát cho Blend 1 đều ở trên cùng của trang tính, tiếp theo là tất cả các quan sát cho Blend 2, v.v.
 
Nhà khai thác “Operator” là cột thứ hai để sắp xếp theo. Do đó, trong các hàng cho Blend 1, dữ liệu cho Operator 1 ở trên cùng, tiếp theo là dữ liệu cho Operator 2 và sau đó là Operator 3. Mẫu này lặp lại cho mỗi hỗn hợp.