I. Lợi ích, công dụng
-
Xóa thông tin nhạy cảm khỏi tài liệu PDF
-
React từ khóa (keywords) và mẫu văn bản (text patterns)
-
Redact SSNs, số tài khoản và các thông tin khác
-
Tự động hóa quy trình công việc với Action Wizard
II. Redact - Tái cấu trúc tài liệu là gì?
-
Redact, theo định nghĩa, có nghĩa là loại bỏ một số loại thông tin khỏi tài liệu. Trong bối cảnh các tài liệu của cơ quan chính phủ Hoa Kỳ, Redact đề cập đến quá trình xóa thông tin được phân loại khỏi tài liệu trước khi xuất bản. Đối với luật sư, Redact là thủ tục rất quan trọng để bảo vệ thông tin bí mật. Trong trường hợp phát hiện một tài liệu phải được phân phối có chứa thông tin nhạy cảm, tất cả các tài liệu bí mật không thể khám phá cần phải được xử lý lại từ tài liệu đó trước.
III. Những loại thông tin có thể được Redact?
-
The AutoRedact® được thiết kế để sắp xếp lại văn bản, hình ảnh, đồ họa vector, chú thích (bao gồm cả văn bản loại đánh máy Typewriter text) và các trường văn bản thuộc biểu mẫu (text form fields) trong tài liệu PDF. Chú thích của tất cả các loại có thể được loại bỏ tùy ý ở cuối quy trình tái cấu trúc React.
IV. Phương thức hoạt động?
- Quy trình React bao gồm ba bước chung.
-
Đầu tiên, sử dụng nhiều phương pháp và công cụ để đánh dấu tất cả các thông tin cần thiết với các chú thích sắp xếp lại (redacting annotations).
-
Thứ hai, chạy quy trình tái cấu trúc tài liệu (reacting proceduce) để loại bỏ tất cả dữ liệu đã chọn khỏi tài liệu.
-
Thứ ba, xem xét kết quả, kiểm tra thiếu sót và lưu tài liệu cuối cùng.
V. Tính năng
- Tóm lược tính năng của phần mềm:
-
Using Redacting Dictionaries To Find and Redact Text
|
: |
Sử dụng từ điển sắp xếp lại để tìm và tái cấu trúc lại văn bản |
-
Using Text Patterns for Redacting
|
: |
Sử dụng các mẫu văn bản để sắp xếp lại |
-
Offset Redacting Annotations
|
: |
Dịch chuyển các chú thích sắp xếp lại |
-
Automatic Redaction of Social Security Numbers and More
|
: |
Tự động chuyển số an sinh xã hội và hơn thế nữa |
-
Using Font Styles for Redacting
|
: |
Sử dụng các kiểu phông chữ để tái cấu trúc lại |
-
Using Redacting Templates
|
: |
Sử dụng các mẫu tái cấu trúc |
-
Manually Selecting Areas for Redacting
|
: |
Chọn thủ công các khu vực để tái cấu trúc |
|
|
: |
Mã miễn tái cấu trúc |
-
Preparing Documents For Redacting Without AutoRedact®
|
: |
Chuẩn bị tài liệu để tái cấu trúc mà không cần AutoRedact® |
-
Customizing Visual Appearance Of Redacted Documents
|
: |
Tùy chỉnh hình thức của tài liệu được tái cấu trúc lại |
-
Exporting Document Content As Text
|
: |
Xuất nội dung tài liệu dưới dạng văn bản |
-
Converting Page Content To Image
|
: |
Chuyển đổi nội dung trang thành hình ảnh |
-
Printing Redacting Annotations And Summaries
|
: |
In các chú thích sắp xếp, tái cấu trúc và bản tóm tắt |
|
|
: |
Xóa chú thích |
-
Removing File Attachments
|
: |
Xóa tệp đính kèm |
|
|
: |
Lưu tập tin nhật ký |
-
"Review and Redact" Workflow
|
: |
Thực hiện quy trình "Xem xét và áp dụng tái cấu trúc" |
|
|
: |
Xử lý hàng loạt |
-
Sử dụng từ điển sắp xếp lại để tìm và sắp xếp lại văn bản (Using Redacting Dictionaries To Find and Redact Text)
-
Từ điển tái cấu trúc (Redacting Dictionary) là một tập hợp các từ và cụm từ cần được sắp xếp lại từ các tài liệu cùng với các mã miễn trừ sắp xếp lại (exemption code) tương ứng. Plug-in sử dụng từ điển tái cấu trúc để tìm kiếm đồng thời tài liệu PDF cho tất cả các lần xuất hiện của chuỗi ký tự hoặc văn bản cần sắp xếp lại (redacting text) và tự động đánh dấu nó bằng các chú thích sắp xếp lại (redacting annotations). Phần mềm có thể nhanh chóng tìm kiếm tài liệu cho sự xuất hiện của hàng ngàn từ và cụm từ riêng lẻ. AutoRedact® sử dụng các chú thích sắp xếp lại để chỉ định các khu vực trên trang để sắp xếp lại để tái cấu trúc sau này. Plug-in cung cấp các tùy chọn cho tìm kiếm không phân biệt chữ hoa chữ thường cũng như tùy chọn chỉ khớp toàn bộ từ. Phần mềm đi kèm với trình soạn thảo từ điển tái cấu trúc cung cấp tất cả các công cụ cần thiết để tạo và quản lý từ điển sắp xếp lại tùy chỉnh. Từ điển tái cấu trúc có thể dễ dàng nhập, xuất, in, tìm kiếm và chỉnh sửa.
-
Sử dụng các từ, cụm từ hoặc mẫu văn bản để sắp xếp lại (Using Text Patterns for Redacting)
-
Nhiều loại thông tin bí mật xuất hiện dưới dạng từ, cụm từ hoặc mẫu văn bản (tiếng Anh gọi chung là text pattern) và có thể không biết trước. Số an sinh xã hội (Social security number), email và ngày tháng là tất cả các ví dụ về các mẫu văn bản khó liệt kê và đưa vào từ điển sắp xếp lại. AutoRedact® cung cấp khả năng tìm kiếm từ, cụm từ hoặc mẫu văn bản mạnh mẽ cho phép nhận dạng nhanh chóng và dễ dàng nhiều từ, cụm từ hoặc mẫu văn bản được xác định trước và tùy chỉnh trong tài liệu PDF. Bạn có thể sử dụng chức năng này để nhanh chóng tìm kiếm chỉ một cụm từ đơn giản hoặc tạo một mẫu tìm kiếm mạnh mẽ bằng cách sử dụng các hàm chức năng (regular expression) được sử dụng rộng rãi. Mã miễn trừ tái cấu trúc (Exemption code) có thể được gán tùy ý cho từng phiên bản văn bản tìm thấy. Phần mềm cung cấp các tùy chọn cho tìm kiếm không phân biệt chữ hoa chữ thường và tùy chọn chỉ khớp với toàn bộ từ.
-
Tự động chuyển số an sinh xã hội và các thông tin khác (Automatic Redaction of Social Security Numbers and More)
-
Phần mềm AutoRedact đi kèm với một số tùy chọn mạnh mẽ để tự động tìm và tô sáng (highlight) để sắp xếp lại một số chuỗi ký tự, mẫu văn bản phổ biến như:
-
Số an sinh xã hội (Social Security Numbers (SSN)
-
Mã nhân viên (Employer Identification Numbers (EIN))
-
Số điện thoại và số fax
-
12 chữ số đầu tiên của Số tài khoản thẻ tín dụng (Credit Card Account Number)
-
Địa chỉ email (Email Addresses)
-
Địa chỉ bưu chính (Postal Addresses)
-
Chuỗi ký tự trong ngoặc (Text Between Brackets)
-
Bất kỳ mẫu văn bản tùy chỉnh
-
Dịch chuyển các chú thích sắp xếp lại (Offset Redacting Annotations)
-
Theo tùy chọn, các chú thích sắp xếp lại (redacting annotation) có thể được tạo ở vị trí khác với chuỗi ký tự cần tìm kiếm. Điều này cho phép xác định lại nội dung trang không nằm trực tiếp tại chuỗi ký tự hoặc văn bản phù hợp, nhưng sử dụng nó làm "neo" hoặc "đầu mối". Ví dụ: tính năng này có thể được sử dụng để sắp xếp lại các địa chỉ bưu chính dựa trên từ khóa tìm kiếm "Mail to".
-
Sử dụng kiểu chữ để nhận diện văn bản cần sắp xếp lại (Using Font Styles for Redacting)
-
Phần mềm cung cấp khả năng giới hạn tìm kiếm văn bản theo kiểu phông chữ cụ thể hoặc họ của font chữ đó. Chỉ từ hoặc cụm từ hoặc văn bản phù hợp với bộ lọc kiểu phông chữ chỉ định sẽ được tìm kiếm và chọn để sắp xếp lại. Plug-in cung cấp khả năng khớp các tên phông chữ đầy đủ hoặc một phần cũng như phạm vi kích thước phông chữ. Ví dụ: có thể chọn tất cả văn bản in nghiêng "Italic" hoặc tất cả văn bản có font chữ "Courier" có kích thước từ 10 đến 12 điểm. Bộ lọc phông chữ rất linh hoạt và không yêu cầu thông số kỹ thuật chính xác về tên phông chữ. Điều này cho phép khớp toàn bộ họ phông chữ cũng như tên và kích thước phông chữ cụ thể.
-
Sử dụng mẫu tái cấu trúc (Using Redacting Templates)
-
Một số loại tài liệu nhất định, chẳng hạn như biểu mẫu (forms) hoặc tuyên bố (statements) chính thức, chứa văn bản hoặc hình ảnh cụ thể được định vị tại các vị trí cố định trên trang. Ví dụ: bảng sao kê thanh toán có thể luôn hiển thị tên khách hàng hoặc số tài khoản tại vị trí được xác định trước trong một trang hoặc tài liệu. AutoRedact® sử dụng các mẫu (templates) để đánh dấu thông tin được đặt tại các vị trí đã biết trong các tài liệu. Mẫu (templates) này có thể dễ dàng được tạo, lưu vào một tệp và sau đó áp dụng cho các tài liệu khác.
-
Dưới đây là một ví dụ về mẫu tái cấu trúc tùy chỉnh cho mẫu W-2. Mẫu này xác định 3 khu vực tái cấu trúc: số an sinh xã hội của nhân viên, số nhận dạng cấp trên và tên nhân viên. Mẫu này có thể được tự động áp dụng cho nhiều tài liệu khác nhau có chứa các mẫu W-2.
-
Chọn thủ công các khu vực để tái cấu trúc (Manually Selecting Areas for Redacting)
-
Auto AutoRedact® cung cấp một công cụ tái cấu trúc thủ công mà bạn có thể sử dụng để vẽ các chú thích sắp xếp lại ở bất cứ đâu trên trang. Theo cách tùy chọn, cùng một khu vực trang có thể được chọn tự động để sắp xếp lại trên các trang còn lại. Thanh công cụ nổi - Floating toolbar - cung cấp quyền truy cập nhanh vào các mã miễn trừ (exemption code) được gán tự động cho mỗi chú thích sắp xếp lại.
-
Tìm tất cả văn bản và hình ảnh (Finding All Text and Images)
-
Tất cả các thành phần văn bản và / hoặc hình ảnh trong phạm vi trang được chỉ định có thể được chọn tự động để sắp xếp lại. Plug-in sẽ tự động tìm kiếm các trang tài liệu PDF và tạo các chú thích sắp xếp lại xung quanh các thành phần văn bản và / hoặc hình ảnh.
-
Mã miễn trừ tái sắp xếp (Exemption Codes)
-
AutoRedact® đi kèm với một số thư viện mã miễn trừ được cấu hình sẵn. Phần mềm tuân thủ các quy định bao gồm Đạo luật Tự do Thông tin - Freedom of Information Act (FOIA - 50 U.S.C. §552), Đạo luật Quyền riêng tư - Privacy Act of 1974 (5 U.S.C. §552a) , và mã miễn trừ Discovery Case exemption codes. Mã miễn trừ tùy chỉnh có thể dễ dàng được thêm vào phần mềm bằng trình chỉnh sửa mã miễn trừ được tích hợp sẵn.
-
Chuẩn bị tài liệu để tái cấu trúc mà không cần AutoRedact® (Preparing Documents For Redacting Without AutoRedact®)
-
AutoRedact® plug-in sử dụng các chú thích Adobe® Acrobat® tiêu chuẩn để đánh dấu lại. Điều này có nghĩa là các thành viên khác trong nhóm của bạn không có quyền truy cập vào AutoRedact® có thể tạo và xem xét đánh dấu lại, bao gồm cả chỉ định mã miễn trừ. Tất cả các công cụ nhận xét mạnh mẽ có sẵn trong Adobe® Acrobat®, bao gồm đánh giá (review), cộng tác (collaboration), in và tóm tắt (printing and summarization), có thể dễ dàng sử dụng với các chú thích sắp xếp lại được tạo bởi AutoRedact®. Plug-in có thể hoạt động trực tiếp với các chú thích tô sáng (highlight), gạch chéo (cross-out), gạch chân (underline) và hình chữ nhật (rectangle) mà không cần chuyển đổi. Mã miễn trừ được chỉ định dưới dạng nhận xét văn bản kèm theo chú thích. Phần mềm cho phép kết hợp mã miễn trừ và nhận xét thường xuyên trong các ghi chú đính kèm.
-
Điều hướng và xem xét đánh dấu lại (Navigating and Reviewing Redacting Markup)
-
Tất cả các chú thích sắp xếp lại (redacting annotations) được tạo bởi AutoRedact® xuất hiện trong bảng điều hướng "Comments" navigation panel của Adobe® Acrobat®. Chú thích sắp xếp lại có thể dễ dàng duyệt, chỉnh sửa, sắp xếp, xóa, in, xem xét và tìm kiếm. AutoRedact® cũng cung cấp một số nút trên thanh công cụ "Redacting" toolbar để điều hướng nhanh giữa các trang có đánh dấu lại. Tất cả các công cụ mạnh mẽ này giúp bạn nhanh chóng xem xét và chỉnh sửa chú thích sắp xếp lại trước khi áp dụng thao tác chỉnh sửa thực tế.
-
Tùy chỉnh hình thức của tài liệu được sắp xếp lại (Customizing Visual Appearance Of Redacted Documents)
-
Hình thức của các tài liệu được sắp xếp lại có thể được tùy chỉnh để phù hợp với bất kỳ yêu cầu cụ thể nào. Mã miễn trừ có thể được thêm vào với nhiều tùy chọn kiểu dáng bao gồm màu sắc, kích thước phông chữ và kiểu dáng. Người dùng có thể chỉ định một ký tự sắp xếp lại sẽ được sử dụng để thay thế các ký tự trong văn bản của tài liệu. Chọn giữa màu đen hoặc màu trắng để tái tạo hình ảnh. Thêm "redacting bars" cho giao diện kiểm duyệt truyền thống. Tùy chỉnh nét và màu tô có thể được chỉ định để cung cấp cho tài liệu giao diện mong muốn. Thanh tái cấu trúc “Redacting bar” cung cấp một cách khác để thay đổi giao diện của tài liệu được xử lý lại và chỉ phục vụ mục đích thẩm mỹ. Thêm các thanh màu xám nhạt vào hình ảnh được sắp xếp lại để tiết kiệm mực hoặc mực. Dưới đây là một vài ví dụ khác nhau về sự xuất hiện trực quan của tài liệu được tái cấu trúc:
-
Xuất nội dung tài liệu dưới dạng văn bản (Exporting Document Content As Text)
-
Xuất văn bản của tài liệu sang tệp văn bản ASCII để lưu giữ và xác minh hồ sơ. Chức năng xuất này khác với tùy chọn lưu dưới dạng văn bản "Save As Text" có sẵn trong Adobe® Acrobat®. AutoRedact® tạo một tệp văn bản với các dấu phân cách trang rõ ràng và số ký tự cho mỗi trang trong tài liệu được xuất.
-
Chuyển đổi nội dung trang thành hình ảnh (Converting Page Content To Image)
-
Postscript graphics (các bản vẽ dạng vector) không thể được định nghĩa lại trực tiếp bằng AutoRedact® plug-in. Tuy nhiên, phần mềm cung cấp một chức năng chuyển đổi để chuyển đổi tất cả nội dung trang bao gồm đồ họa thành hình ảnh đen trắng có thể dễ dàng chỉnh sửa lại.
-
In chú thích sắp xếp lại và các bản tóm tắt (Printing Redacting Annotations And Summaries)
-
Các bản tóm tắt quá trình xắp xếp lại (Redacting summaries) có thể được tạo và in bằng các công cụ nhận xét tiêu chuẩn có sẵn trong Adobe® Acrobat®. Tóm tắt các bình luận là một cách thuận tiện để có được bản tóm tắt của tất cả các bình luận sắp xếp lại liên quan đến một tài liệu PDF. Khi bạn tóm tắt nhận xét, bạn có thể tạo một tài liệu PDF mới với các nhận xét mà bạn có thể in hoặc bạn có thể in tóm tắt trực tiếp.
-
Xóa chú thích (Removing Annotations)
-
Có nhiều loại chú thích được sử dụng trong Adobe® Acrobat® cho nhiều tác vụ khác nhau. Nhận xét (Comments), ghi chú (notes), đánh dấu (drawing markup), tô sáng (highlights), clip đa phương tiện (multimedia clips), ghi chú văn bản (text notes), văn bản đánh máy (typewriter text) và trường biểu mẫu tương tác là tất cả các ví dụ về chú thích Acrobat. Nhiều loại chú thích này có khả năng chứa thông tin bí mật (như ghi chú) hoặc chỉ được sử dụng trong khi làm việc trên tài liệu. Khi một tài liệu đã được xử lý lại, bạn nên xóa tất cả các chú thích (bao gồm cả chú thích sắp xếp lại - redacting annotations) khỏi nó để bảo vệ khỏi việc tiết lộ thông tin bí mật. AutoRedact® cung cấp lựa chọn menu để xóa tất cả các chú thích hoặc tùy chọn giữ lại đa phương tiện, biểu mẫu và chú thích văn bản.
-
Xóa tệp đính kèm (Removing File Attachments)
-
Tài liệu PDF có thể chứa tệp đính kèm được nhúng có khả năng chứa thông tin bí mật. Rất dễ dàng để một tệp đính kèm bị bỏ qua không được chú ý trong quá trình đánh giá lại. Bạn phải kiểm tra cụ thể sự hiện diện của tệp đính kèm để xem tài liệu có bất kỳ tài liệu nào không. Plug-in cung cấp thao tác một bước loại bỏ hoàn toàn tất cả các tệp đính kèm khỏi tài liệu PDF. Hoạt động này có thể được thực hiện tương tác hoặc là một phần của trình tự xử lý hàng loạt.
-
Lưu tập tin nhật ký (Keeping Log Files)
-
AutoRedact® plug-in theo dõi tất cả các thao tác tái cấu trúc mà nó thực hiện trên mỗi tài liệu bằng cách duy trì một tệp nhật ký đặc biệt. Plug-in tự động tạo một tệp nhật ký riêng cho từng tài liệu được xử lý. Tệp nhật ký được tạo ở định dạng HTML giúp dễ dàng xem, điều hướng và in bằng bất kỳ trình duyệt web hiện có nào.
-
Thực hiện quy trình xem xét và thực thi tái cấu trúc ("Review and Redact" Workflow)
-
Phần mềm có tính năng sắp xếp hợp lý, cực kỳ dễ sử dụng, cung cấp mức độ tự động hóa cao của quy trình tái cấu trúc tài liệu có kích thước lớn. Quy trình công việc yêu cầu thiết lập một lần các tùy chọn sắp xếp lại và các thư mục đầu vào / đầu ra. Sau khi được kích hoạt, quy trình làm việc sẽ tự động tải các tài liệu PDF (từng cái một) từ thư mục đầu vào, áp dụng đánh dấu lại và trình bày cho người dùng để xem xét. Khi người dùng hài lòng với đánh dấu, tài liệu sẽ được điều chỉnh lại và trình bày lại để kiểm tra lần cuối. Tài liệu hoàn thành được chuyển đến thư mục đầu ra và toàn bộ quá trình được lặp lại một lần nữa trên tài liệu có sẵn tiếp theo. Trình hướng dẫn được thiết kế để tăng tốc và đơn giản hóa công việc của người vận hành (chỉ một nút duy nhất để đẩy) trong khi giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi do con người. Quy trình làm việc kết hợp kiểm soát chất lượng con người với độ chính xác và tốc độ tự động hóa phần mềm.
-
Hỗ trợ xử lý hàng loạt (Batch Processing Support)
-
Người dùng Adobe® Acrobat Professional® có thể sử dụng Action Wizard (xử lý hàng loạt) để tự động hóa nhiều thao tác tái cấu trúc hoặc thậm chí tạo ra các quy trình xử lý mạnh mẽ kết hợp nhiều bước xử lý thành một "hành động" đơn lẻ. AutoRedact® plug-in thêm các lệnh sau vào khung xử lý hàng loạt:
VI. Yêu cầu hệ thống
-
Platforms:
-
Microsoft® Windows Vista/2003/2008/2012/Windows 7/Windows 8/Windows 8.1/Windows 10.
-
Software:
-
Full version of Adobe® Acrobat® software is required (versions 6, 7, 8, 9, X, XI, DC, 2017). This software will not work with free Adobe Acrobat® Reader®. Batch processing functionality requires presence of Adobe® Acrobat Professional®.
VII. Download