I. Lợi ích, công dụng
-
Tối ưu hóa quy trình xử lý tài liệu
-
Số hóa, truy xuất, chỉnh sửa, bảo vệ, chia sẻ và cộng tác trên tất cả các loại tài liệu trong một quy trình.
-
Tận dụng tối đa các tệp định dạng PDF
-
Chỉnh sửa các tệp tài liệu PDF kỹ thuật số và được quét (scan) một cách dễ dàng: tìm toàn bộ câu và đoạn hoặc thậm chí điều chỉnh bố cục.
-
Số hóa quy trình làm việc của tài liệu
-
Kết hợp các tài liệu bản cứng bằng giấy với nơi làm việc kỹ thuật số với công nghệ OCR dựa trên AI để đơn giản hóa công việc hàng ngày.
-
Hợp lý hóa chi phí CNTT
-
Hưởng lợi từ thanh toán một lần và giảm giá khối lượng lũy tiến để tối đa hóa tác động trong toàn tổ chức của bạn.
-
Chuẩn hóa tài sản phần mềm
-
Triển khai một giải pháp PDF trong toàn tổ chức của bạn để đảm bảo nhiều bên liên quan có thể cộng tác suôn sẻ.
-
Đơn giản hóa việc quản lý giấy phép sử dụng phần mềm (license)
-
Khối lượng công việc CNTT thấp hơn với triển khai tự động và quản lý giấy phép đơn giản.
II. Tính năng
1. Các tính năng chỉnh sửa và tổ chức tài liệu PDF (Edit and organize PDFs)
- Tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách sử dụng và hoàn thiện các tài liệu một cách dễ dàng và hiệu quả. Làm việc với bất kỳ tài liệu nào (cho dù nó được tạo bằng kỹ thuật số hoặc được chuyển đổi từ bản cứng bằng giấy) theo cách hiệu quả tương tự. Truy cập và chỉnh sửa văn bản, bảng và toàn bộ bố cục PDF của bạn mà không cần các bước chuyển đổi bổ sung.
-
Xem, điều hướng và sắp xếp các tệp PDF
-
Duyệt qua các trang, bình luận và siêu dữ liệu (metadata). Chọn chế độ xem thuận tiện dựa trên sở thích đọc của bạn. Thêm, xóa, sắp xếp lại, xoay và cắt trang. Hợp nhất các tài liệu thành một PDF.
-
Sử dụng lại thông tin từ các tệp PDF
-
Trích xuất (sao chép và dán) văn bản và bảng trực tiếp từ bất kỳ PDF nào trong khi duy trì định dạng - chỉ với một vài cú nhấp chuột. Xem xét và cập nhật siêu dữ liệu và xác minh chữ ký số để đảm bảo tính xác thực và tính toàn vẹn của tài liệu.
-
Lấy thông tin từ bất kỳ loại PDF nào
-
Tìm thông tin nhanh chóng và dễ dàng, ngay cả trong các tệp PDF được quét (scan), bằng cách sử dụng tìm kiếm và đánh dấu từ khóa toàn văn bản. Khi tài liệu được mở, FineReader PDF sẽ tự động phát hiện các tài liệu PDF không thể tìm kiếm và áp dụng ngay OCR (Nhận dạng ký tự quang học) để làm cho chúng có thể tìm kiếm được.
-
Chỉnh sửa và cập nhật tệp PDF
-
Thêm cập nhật cho các phiên bản trước hoặc tạo tài liệu hoàn toàn mới dựa trên các tệp PDF có sẵn. Bạn có thể chỉnh sửa đoạn văn hoặc thêm đoạn mới; thêm hoặc xóa hình ảnh; chỉnh sửa văn bản bên trong các bảng; và sắp xếp lại các yếu tố của bố cục trong một trang. Với FineReader PDF, bạn có thể chỉnh sửa tài liệu được quét dễ dàng như bản PDF được tạo bằng kỹ thuật số.
-
Quản lý và điều chỉnh các tài liệu PDF cho các quy trình công việc cụ thể
-
Sử dụng con dấu (stamp) tùy chỉnh, số Bates và hình mờ (watermark) để điều chỉnh các tệp PDF theo quy trình công việc của bạn. Thêm hoặc chỉnh sửa liên kết (links), dấu trang (bookmarks), tiêu đề (headers), chân trang (footers) và số trang (page numbers) để đơn giản hóa việc điều hướng qua lại trong tài liệu. Làm cho tài liệu dễ lấy hơn bằng cách thêm từ khóa cụ thể vào siêu dữ liệu (metadata).
-
Điền vào các biểu mẫu PDF
-
Điền vào các trường tương tác trong các biểu mẫu PDF hoặc các biểu mẫu giấy được quét để thêm văn bản tại các không gian được chỉ định. Biểu mẫu bằng cách sử dụng chữ ký fax hoặc kỹ thuật số.
2. Các tính năng cộng tác và phê duyệt trên tài liệu PDF (Collaborate and approval PDFs)
- Chia sẻ ý tưởng, thu thập phản hồi từ nhóm và nhận được tài liệu được phê duyệt. Sử dụng các công cụ để thảo luận và đưa ra quyết định trực tiếp trong PDF bằng cách đánh dấu (marking up), nhận xét (commenting on) và vẽ (drawing) trong tài liệu.
-
Đánh dấu và chú thích
-
Chú thích (annotate) thuận tiện trên bất kỳ thành phần nào của tài liệu PDF (văn bản, hình ảnh, biểu đồ hoặc khu vực biểu đồ, chú thích, v.v.) bằng Ghi chú (Notes), Hộp văn bản (Text Box) và một loạt các công cụ vẽ (drawing tools) và đánh dấu (mark-up tools).
-
Nhận xét và thảo luận
-
Trao đổi ý tưởng và câu hỏi bằng cách bình luận (comment) về bất kỳ đánh dấu hoặc trả lời bình luận. Gán một trạng thái cho mỗi bình luận để tạo sự minh bạch hơn giữa các cộng tác viên và hướng dẫn tốt hơn cho cuộc thảo luận (discuss).
-
Quản lý ý kiến và đẩy nhanh quá trình ra quyết định
-
Tìm kiếm theo từ khóa, sắp xếp, lọc và gán trạng thái cho các bình luận. Ngoài ra, tem (stamp) có thể dễ dàng được thêm vào để chỉ định trạng thái của toàn bộ tài liệu.
-
Gửi tài liệu để phê duyệt cho người khác
-
Chia sẻ tài liệu với các bên liên quan khác nhau và thu thập nhiều chữ ký điện tử trong cùng một tệp PDF.
3. Bảo vệ và ký điện tử trên tài liệu PDFs (Protect and sign PDFs)
- Giảm thiểu rủi ro bảo mật khi chia sẻ và lưu trữ tệp PDF. Áp dụng và xác minh chữ ký số (digital signatures), xác định lại thông tin nhạy cảm (redact), xóa dữ liệu ẩn và quản lý quyền truy cập vào tệp PDF của bạn.
-
Xác định lại thông tin nhạy cảm (React)
-
Ngăn chặn tiết lộ thông tin đặc quyền hoặc bí mật với một công cụ chuyển đổi đáng tin cậy. Xóa vĩnh viễn và không thể đảo ngược thông tin nhạy cảm như dữ liệu cá nhân, số tài khoản ngân hàng, v.v., khỏi tệp PDF, bao gồm văn bản nội dung, tiêu đề và chân trang, nhận xét và siêu dữ liệu. Làm việc hiệu quả bằng cách tìm kiếm thông qua và sắp xếp lại toàn bộ tài liệu trong vài giây.
-
Xóa dữ liệu ẩn (Remove)
-
Giảm thiểu rủi ro vô tình chia sẻ thông tin bí mật trong tệp PDF bằng cách xóa các đối tượng và dữ liệu ẩn bằng một cú nhấp chuột. Bạn có thể xóa các lớp văn bản được thêm bởi OCR, nhận xét và chú thích, tệp đính kèm, dấu trang, siêu dữ liệu, liên kết, phương tiện, hành động, tập lệnh và dữ liệu biểu mẫu.
-
Áp dụng bảo vệ mật khẩu (Protect)
-
Quản lý quyền truy cập vào nội dung PDF với các mức bảo vệ mật khẩu khác nhau nhằm hạn chế mở tài liệu hoặc hạn chế các hành động với nội dung của nó như in, chỉnh sửa hoặc trích xuất thông tin.
-
Chứng nhận chữ ký số (certify)
-
Ký điện tử với tài liệu PDF với một chứng chỉ chữ ký số. Ngoài chữ ký điện tử, bạn có thể tạo và chèn một bản fax của chữ ký viết tay của bạn. Xác nhận chữ ký điện tử trong tệp PDF để đảm bảo tính xác thực và tính toàn vẹn của chúng.
4. Tạo và chuyển đổi tài liệu PDF (Creat and convert PDFs)
- Thực hiện một cách tiếp cận kỹ thuật số hàng đầu bằng cách tiêu chuẩn hóa tài liệu ở định dạng PDF và tận dụng các lợi thế của nó. Chuyển đổi tài liệu giấy hoặc tệp từ bất kỳ định dạng nào thành tệp PDF có thể tìm kiếm (tuân thủ thông số kỹ thuật ISO) hoặc chuyển đổi tệp PDF thành Microsoft® Word, Excel® và hơn 15 định dạng khác để có thể linh hoạt hoàn toàn khi chỉnh sửa và sử dụng lại chúng.
-
Tạo các tệp PDF tiêu chuẩn công nghiệp
-
FineReader có thể tạo tệp PDF từ hơn 25 định dạng tệp khác nhau, trực tiếp từ tài liệu bản cứng bằng giấy hoặc bằng cách sử dụng máy in PDF từ hầu hết mọi ứng dụng có chức năng in. Phạm vi của các loại PDF được hỗ trợ bao gồm PDF / A-1 đến PDF / A-3 để lưu trữ lâu dài và PDF / UA để đảm bảo có thể truy cập thông tin khi sử dụng phần mềm hỗ trợ như trình đọc màn hình.
-
Chuyển đổi các tệp PDF thành các định dạng có thể chỉnh sửa
-
Nhanh chóng biến các tệp PDF của bạn thành các định dạng có thể chỉnh sửa hoàn toàn, chẳng hạn như Microsoft Word, Excel và các định dạng khác - từng cái một hoặc nhiều tệp PDF cùng một lúc. Các công nghệ chuyển đổi tài liệu OCR và PDF thông minh của ABBYY, đảm bảo độ chính xác tuyệt vời, bố cục tài liệu và chất lượng lưu giữ cấu trúc để chỉnh sửa dễ dàng hơn.
-
Hợp nhất tài liệu thành một tài liệu PDF duy nhất
-
Tạo một tệp PDF từ một số tệp ở các định dạng khác nhau hoặc tạo một tệp PDF mới bằng cách trích xuất các trang từ các tệp PDF hiện có và kết hợp chúng thành một.
-
Chuyển đổi PDF nâng cao
-
OCR Editor cung cấp các công cụ và tùy chọn nâng cao để kiểm soát chính xác và linh hoạt đặc biệt khi chuyển đổi tài liệu PDF thành các định dạng tệp có thể chỉnh sửa.
5. So sánh các tài liệu trong các định dạng khác nhau (Compare documents in different formats)
- Nhanh chóng và đáng tin cậy xác định sự khác biệt giữa hai phiên bản của một tài liệu trên các định dạng khác nhau, bao gồm cả quét (scan). Hãy yên tâm rằng trong một phần thời gian, bạn có thể xác định các thay đổi trái phép, kiểm tra xem các chỉnh sửa có được thực hiện theo thỏa thuận hay không, hoặc xác minh rằng tài liệu chưa được thay đổi.
-
So sánh tài liệu nhanh chóng, đáng tin cậy và dễ dàng
-
Tránh quá trình dài và mệt mỏi của việc so sánh văn bản trong hai tài liệu từng dòng. FineReader PDF phát hiện sự khác biệt giữa hai phiên bản của tài liệu trong vài giây. Nó xác định chính xác các thay đổi có liên quan đến văn bản mà không cần các bước chuyển đổi bổ sung, ngay cả khi các phiên bản của tài liệu ở các định dạng khác nhau như tệp Microsoft Office, PDF kỹ thuật số, PDF được quét hoặc thậm chí quét và tệp hình ảnh.
-
Tập trung vào những khác biệt quan trọng nhất
-
FineReader sẽ chỉ hiển thị các khác biệt ảnh hưởng đến ý nghĩa của tài liệu và bỏ qua các khác biệt không đáng kể như định dạng hoặc ngắt dòng. Điều này cho phép bạn xem lại tài liệu nhanh hơn 5 đến 20 lần *, vì vậy bạn có thể tập trung vào những gì quan trọng nhất, đơn giản hóa công việc của bạn và giảm khả năng bỏ lỡ điều gì đó quan trọng. Bạn thậm chí có thể bỏ qua các khác biệt không đáng kể cho nhiệm vụ của mình và chúng sẽ không còn xuất hiện trong danh sách kết quả so sánh.
* So với các giải pháp PDF khác, khi so sánh các bản sao tài liệu ở định dạng DOC (X) và PDF kỹ thuật số, theo các thử nghiệm nội bộ của ABBYY.
-
Xuất và chia sẻ kết quả so sánh
-
Kết quả so sánh phù hợp với nhu cầu của bạn. Khi ai đó nên phê duyệt hoặc chỉnh sửa các thay đổi, hãy xuất sang Microsoft Word ở chế độ theo dõi thay đổi. Hoặc sử dụng PDF với sự khác biệt được đánh dấu là nhận xét để chia sẻ và thảo luận với người khác. Thậm chí, bạn có thể lưu danh sách các khác biệt trong bảng Microsoft Word để có cái nhìn tổng quan ngắn gọn về hồ sơ, báo cáo hoặc thảo luận của mình.
-
So sánh các tài liệu đa ngôn ngữ
-
FineReader hỗ trợ so sánh văn bản trong 38 ngôn ngữ, bao gồm các tài liệu được viết bằng nhiều ngôn ngữ. Phần mềm cũng có thể tự động phát hiện một ngôn ngữ tài liệu.
6. Số hóa tài liệu bằng giấy và scan (Digitize paper document and scan with OCR)
- Tận dụng môi trường làm việc kỹ thuật số bằng cách số hóa giấy và tài liệu được quét để lưu trữ và truy xuất nhanh chóng, đáng tin cậy hoặc để sử dụng lại và chỉnh sửa ngay lập tức. Trải nghiệm độ chính xác vô song của công nghệ Nhận dạng ký tự quang học dựa trên AI (AI-based Optical Character Recognition) dẫn đầu thị trường và xem cách đơn giản hóa giấy tờ của bạn.
-
Tạo các tệp PDF có thể tìm kiếm
-
Dễ dàng biến tài liệu giấy, scan và PDF được quét thành các tệp PDF có thể tìm kiếm, do đó bạn có thể nhanh chóng truy xuất tài liệu từ kho lưu trữ kỹ thuật số và truy cập thông tin trong đó. FineReader PDF hỗ trợ định dạng PDF / A, tiêu chuẩn để lưu trữ lâu dài, với tất cả các mức độ phù hợp và các biến thể từ PDF / A-1 đến PDF / A-3.
-
Tái sử dụng và chỉnh sửa
-
Chuyển đổi tài liệu bằng giấy và tài liệu được quét của bạn thành các tệp có thể chỉnh sửa trong Microsoft Word, Excel, OpenOffice Writer và các định dạng phổ biến khác. Các công nghệ chuyển đổi tài liệu và OCR dựa trên AI của ABBYY đảm bảo độ chính xác tuyệt vời và duy trì bố cục và cấu trúc để chỉnh sửa dễ dàng hơn nữa.
-
Chuyển đổi tài liệu nâng cao
-
Quản lý nhận dạng văn bản và quá trình chuyển đổi tài liệu một cách chi tiết. OCR Editor cung cấp các công cụ và tùy chọn nâng cao để chuyển đổi tài liệu nâng cao với tính linh hoạt mà một tài liệu và tác vụ cụ thể có thể yêu cầu. Các công cụ tiền xử lý hình ảnh mạnh mẽ và các cài đặt bổ sung để duy trì bố cục của tài liệu tiếp tục cải thiện độ chính xác và nhất quán. Với một công cụ xác minh thực tế, nhanh chóng và đáng tin cậy chỉ kiểm tra các ký tự trong văn bản được chuyển đổi có thể được nhận dạng không chính xác.
-
Tiết kiệm không gian lưu trữ
-
Giảm kích thước tệp PDF xuống tối đa 20 lần với nén MRC.
7. Tự động thực hiện số hóa và chuyển đổi tài liệu PDF (Automate Digitization and conversion routines)
- Tận dụng các công cụ tự động hóa để hợp lý hóa việc lặp lại các tác vụ chuyển đổi OCR hoặc chuyển đổi nhiều tài liệu thành các định dạng có thể chỉnh sửa như Microsoft Word, Excel, v.v. Làm cho tất cả các tài liệu bằng giấy và PDF của bạn có thể tìm kiếm được và sử dụng các tiêu chuẩn công nghiệp để lưu trữ lâu dài (như PDF / A) để đảm bảo các tài liệu sẽ có thể truy cập được trong tương lai.
-
Sử dụng thư mục nóng - Hot Folder - để tự động hóa các tác vụ chuyển đổi tài liệu cho các cá nhân hoặc nhóm làm việc, ví dụ để chuẩn bị các tài liệu được quét trên máy in đa chức năng văn phòng hoặc nhận qua email dưới dạng tệp đính kèm để xử lý thêm. Thư mục nóng có khả năng xử lý tới 5.000 trang mỗi tháng * (số lượng trang được đặt lại sau mỗi 30 ngày) và sử dụng tối đa 2 lõi CPU để chuyển đổi tài liệu.
* Chuyển đổi nhiều tài liệu trong giao diện người dùng FineReader 15 chính (cửa sổ Tác vụ mới) không giới hạn trong tất cả các phiên bản sản phẩm (Tiêu chuẩn, Công ty).
-
Thiết lập thư mục đã xem trên ổ đĩa cục bộ hoặc mạng, máy chủ FTP hoặc hộp thư và mọi tệp được đặt trong đó sẽ được chuyển đổi tự động với các cài đặt được xác định trước, ngay lập tức hoặc theo lịch. Với Thư mục nóng, bạn có thể thiết lập cài đặt xử lý cho từng thư mục đã xem.
-
Thiết lập Nhiệm vụ tự động tùy chỉnh - Automated Tasks - với các bước chuyển đổi và cài đặt được tùy chỉnh riêng cho các tác vụ được thực hiện thường xuyên của bạn. Thực hiện lặp lại, quy trình chuyển đổi hàng ngày dễ dàng hơn để thực hiện chỉ trong vài cú nhấp chuột.
8. Làm việc dễ dàng thuận lợi với các công cụ xử lý tài liệu PDF (Work easily with a universal PDF tool)
-
Thực hiện các nhiệm vụ khác nhau liên quan đến tài liệu trong một ứng dụng. Giảm chi phí bằng cách đầu tư vào ít phần mềm hơn. Tăng hiệu quả của công việc hàng ngày bằng cách giảm số lượng ứng dụng đang sử dụng và ngăn chặn nhu cầu thực hiện cùng một công việc hai lần. Tận hưởng giao diện người dùng đơn giản và dễ hiểu và kết quả chất lượng cao.
III. Yêu cầu hệ thống
IV. Download
V. Các phiên bản hiện có
-
Phần mềm ABBYY FineReader hiện có các tùy chọn phiên bản sau:
-
Theo hệ điều hành, có các phiên bản sau:
-
ABBYY FineReader: dành cho hệ điều hành Windows
-
ABBYY FineReader for Mac: dành cho hệ điều hành MacOS
-
ABBYY FineReader Server: dành cho các máy chủ
-
ABBYY FineReader còn có các tùy chọn bản quyền theo đối tượng gồm:
-
Cá nhân
-
Các tổ chức, doanh nghiệp