I. Lợi ích, công dụng
-
Chuyển đổi email thành tài liệu PDF
-
Chuyển đổi các PDF Portfolios thành tệp PDF đơn
-
Trích xuất và chuyển đổi email và tệp đính kèm
-
Chuẩn bị email để kiện tụng
-
Xóa các tệp PDF bị trùng lặp
II. Các trường hợp sử dụng
-
Bạn có một thư mục email (trong Outlook hoặc bất kỳ ứng dụng email nào khác) đã được xuất thành các PDF Portfolios. Bây giờ bạn muốn chuyển đổi nó thành một tệp PDF thông thường với tất cả các tệp đính kèm được thêm vào sau các email tương ứng để lưu trữ, in hoặc tìm kiếm.
-
Chuyển đổi thư mục email từ tệp PST của Microsoft Outlook thành một tài liệu PDF "thông thường".
-
Bạn có các PDF Portfolios và muốn trích xuất tất cả các tệp và tệp đính kèm thành các tệp PDF riêng biệt trong khi chuyển đổi tệp đính kèm không phải PDF sang định dạng PDF và nối thêm vào email / tài liệu chính ban đầu.
-
Bạn có một bộ tài liệu PDF mà bạn muốn chuẩn bị để nhập vào hệ thống hỗ trợ tranh tụng (Kết hợp / Tổng kết).
-
Bạn muốn xuất siêu dữ liệu (Metadata) cho PDF Portfolio thành tệp bảng tính sẵn sàng cho sử dụng.
-
Bạn có một tập hợp các tệp PDF mà bạn muốn sao chép lại bằng cách xóa các tài liệu có chuỗi ký tự chứa trong các tài liệu khác.
-
Xuất số Bates từ một tập hợp các tệp PDF đã chọn (không phải là các trang giới thiệu Portfolios) thành một tệp bảng tính sẵn sàng cho sử dụng.
-
Thêm số Bates tùy chỉnh vào một tập hợp các tệp PDF thông qua tệp điều khiển.
-
Tìm và xóa các trang trùng lặp trong tài liệu PDF.
III. Tính năng
1. Chuyển đổi các PDF Portfolios thành tài liệu PDF thông thường
-
Tổng quan về chức năng
-
Plug-in cung cấp khả năng chuyển đổi nội dung của một hoặc nhiều PDF Portfolio thành một tài liệu PDF "phẳng". Tất cả các tệp nhúng và tệp đính kèm tương ứng được hợp nhất với nhau để tạo tệp PDF thông thường. Phần đầu của mỗi tệp được đánh dấu (có thêm dấu trang con trỏ vào tệp đính kèm). Tệp đính kèm không phải tệp PDF được tùy chọn chuyển đổi sang định dạng PDF. Tệp đính kèm được hợp nhất ở cuối tài liệu gốc.
Plug-in cho phép hợp nhất các tài liệu PDF thông thường với tệp đính kèm ở cấp độ trang. Tệp đính kèm được tùy chọn chuyển đổi thành định dạng PDF và được thêm vào cuối tài liệu gốc của chúng.
Thao tác này có ích khi cần áp dụng dấu Bates stamp cho các email có tệp đính kèm không phải là PDF. Đầu tiên, một portfolio với các email được chuyển đổi thành một tài liệu PDF với các tệp đính kèm được chuyển đổi thành PDF và được thêm vào cuối email gốc. Thật đơn giản để đóng dấu một tài liệu PDF trong Adobe Acrobat.
Thứ tự trang trong tệp PDF được chuyển đổi:
-
Đánh dấu email và tập tin đính kèm
-
Plug-in đánh dấu trang đầu tiên của mỗi portfolio (email) và từng tệp đính kèm để cho phép điều hướng dễ dàng. Mỗi mục cấp cao nhất được đánh dấu bằng văn bản từ trường "Description" metadata field tương ứng.
-
Sắp xếp và lọc
-
Phần mềm cung cấp khả năng sắp xếp và lọc (xem ảnh chụp màn hình bên dưới) dựa trên siêu dữ liệu tệp nhúng (embedded files metadata). Ví dụ: các tệp nhúng từ PDF Portfolio có chứa email có thể được sắp xếp dựa trên ngày nhận được - date received (hoặc bất kỳ trường siêu dữ liệu nào khác, chẳng hạn như Từ “From”, Đến “To”, Chủ đề “Subject”, v.v.) và sau đó được hợp nhất thành một đầu ra duy nhất tệp tạo ra một tệp PDF thông thường với tất cả các email được sắp xếp theo thứ tự thời gian.
-
Xử lý nhiều tập tin đồng thời
-
Plug-in cung cấp tùy chọn tạo một tài liệu đầu ra duy nhất (hoặc một tập hợp các tệp tùy theo thao tác) cho một hoặc nhiều PDF portfolio đầu vào hoặc tạo một đầu ra riêng cho mỗi PDF portfolio đầu vào (tất cả các tệp đầu ra được đặt tự động thư mục con). Tùy chọn thứ hai cung cấp khả năng mạnh mẽ để xử lý hàng loạt số lượng lớn PDF portfolio đầu vào (ví dụ lưu trữ email) vào các tài liệu đầu ra riêng biệt. Mỗi kho lưu trữ email được chuyển đổi thành một tệp PDF riêng biệt và được đặt vào một thư mục riêng.
-
Định dạng tệp được hỗ trợ
-
Plug-in sử dụng các bộ lọc chuyển đổi tệp hiện có được cài đặt trong bản sao Adobe Acrobat của bạn để chuyển đổi các tệp không phải PDF thành định dạng PDF. Nếu Adobe Acrobat có thể tạo tệp PDF từ một định dạng tệp nhất định, thì plug-in cũng có thể chuyển đổi tệp đó. Một số định dạng tệp yêu cầu sự hiện diện của các sản phẩm phần mềm tương ứng trên cùng một máy tính. Ví dụ: bạn cần cài đặt Microsoft Office Word trên máy tính của mình để chuyển đổi tài liệu Microsoft Word (* .doc) sang định dạng PDF.
-
Chọn Portfolio theo ngày
-
Plug-in cung cấp một giao diện đơn giản để chọn các mục Portfolio dựa trên phạm vi ngày. Đây là một hoạt động rất hữu ích để xử lý lưu trữ email lớn. Sử dụng phương pháp này để xử lý / trích xuất / chuyển đổi tất cả các email nhận được giữa hai ngày xác định.
-
Chọn mục Portfolio theo từ khóa tìm kiếm và số thứ tự bản ghi (Record Numbers)
-
Plug-in cung cấp phương thức chọn theo từ khóa tìm kiếm "select by search" mạnh mẽ để chỉ chọn những tài liệu đó từ PDF Portfolio có chứa một chuỗi ký tự hoặc văn bản cụ thể. Sử dụng tính năng này để chỉ xử lý các tệp có một từ nhất định trong (các) trường siêu dữ liệu cụ thể. Ví dụ: chỉ chọn các email từ "John Adams" hoặc với "QA Problems" trong dòng tiêu đề. Một phương pháp lựa chọn hữu ích khác là bằng số thứ tự bản ghi (record numbers). Nó rất hữu ích khi cần xử lý một danh mục đầu tư lớn với gia số nhỏ.
-
Xử lý tệp ZIP đính kèm
-
Plug-in có thể trích xuất tệp ZIP đính kèm và chuyển đổi tất cả các tệp có trong nó thành PDF. Khả năng này làm cho việc xử lý tệp ZIP đính kèm hoàn toàn minh bạch.
-
Xử lý tệp đính kèm MSG
-
Plug-in trích xuất nội dung của tệp đính kèm MSG và chuyển đổi chúng thành định dạng PDF trên cơ sở cá nhân (tương tự như xử lý tệp ZIP). Định dạng MSG được chương trình email Microsoft Outlook sử dụng để lưu email dưới dạng các tệp riêng biệt.
-
Xử lý tùy chỉnh bằng Acrobat JavaScript
-
AutoPortfolio plug-in cung cấp khả năng thực thi mã Acrobat JavaScript tùy chỉnh trên mỗi tài liệu PDF có trong portfolio đầu vào. Acrobat JavaScript là ngôn ngữ lập trình của Adobe Acrobat dựa trên ngôn ngữ JavaScript được sử dụng rộng rãi.
-
Acrobat JavaScript code có thể được chạy tùy chọn trên:
-
Tất cả các mục cấp cao nhất trong PDF portfolio
-
Tất cả các tệp đính kèm ở định dạng PDF
-
Tất cả các tệp đính kèm được chuyển đổi sang định dạng PDF
-
Các tập lệnh tùy chỉnh có thể được sử dụng để thực hiện nhiều tác vụ khác nhau trên các tài liệu PDF:
-
Thêm chuỗi ký tự tùy ý ("watermarks") vào tài liệu
-
Đóng dấu và chú thích
-
Thêm trang bìa bằng cách chèn trang từ tệp PDF bên ngoài
-
Thực hiện xử lý tài liệu dựa trên các trường siêu dữ liệu “metadata fields”
-
Lưu tài liệu vào các vị trí thay thế
-
Nhúng siêu dữ liệu (metadata) vào các tệp PDF riêng lẻ
2. Trích xuất tập tin nhúng và siêu dữ liệu từ PDF Portfolio
-
Trích xuất các tập tin nhúng
-
Sử dụng phần mềm này để trích xuất tất cả các tệp được nhúng (bao gồm tệp đính kèm) từ một hoặc nhiều PDF Portfolio. Tệp đính kèm không phải tệp PDF được tùy chọn chuyển đổi sang định dạng PDF. Plug-in tự động tạo tệp tải Casemap (tệp văn bản liệt kê tất cả các tệp được trích xuất) dựa trên thứ tự sắp xếp do người dùng xác định. Khả năng sắp xếp và lọc cho phép xuất tất cả hoặc chỉ một vài tệp được chọn dựa trên bất kỳ trường siêu dữ liệu hiện có nào. Plug-in có thể xử lý các tệp PDF thông thường với các tệp được nhúng cũng như các PDF Portfolio (hoặc các gói dữ liệu PDF). HTML (có siêu liên kết đến tệp được trích xuất) và tệp báo cáo CSV được tạo tự động và bao gồm siêu dữ liệu sau: tên tệp, mô tả, kích thước theo byte, ngày / giờ tạo và sửa đổi và MD5 checksum.
-
Tạo tên tệp tùy chỉnh từ siêu dữ liệu (Metadata)
-
Sử dụng thông tin siêu dữ liệu để đổi tên tệp và tệp đính kèm. Kết hợp văn bản tĩnh và giá trị siêu dữ liệu để tạo tên tệp thông tin. Dưới đây là ví dụ về việc sử dụng các trường "Date", "From" và "Subject" để tạo tên tệp tùy chỉnh phù hợp để dễ dàng sắp xếp trong Windows Explorer:
-
Trích xuất siêu dữ liệu Portofilo Metadata
-
Plug-in cho phép xuất siêu dữ liệu tài liệu cho nhiều tệp cùng một lúc mà không cần giải nén tệp. Phần mềm hỗ trợ hai định dạng có thể dễ dàng nhập vào bất kỳ ứng dụng bảng tính nào: tệp văn bản (CSV) và tệp MS Excel XML. Siêu dữ liệu bao gồm bất kỳ trường tiêu chuẩn hoặc tùy chỉnh nào như tên tệp “file name”, mô tả “description”, kích thước tính theo byte “size in bytes”, MD5 checksum, ngày / giờ tạo và sửa đổi “creation and modification date/time”. Nếu một danh mục PDF được tạo bởi ứng dụng email Microsoft Outlook ("Convert To Adobe PDF" menu), thì mỗi tệp có thể có các trường siêu dữ liệu sau (cụ thể cho email): "Subject", "From", "To", "Cc", "Attachments", "Folder", "Received", "Importance", "Sensitivity" and etc.
3. Chuyển đổi PDF Portfolio cho các hệ thống hỗ trợ tố tụng
-
Chuyển đổi PDF Portfolio cho các hệ thống hỗ trợ tố tụng - Litigation Support Systems (Concordance and Summation)
-
Chuyển đổi một hoặc nhiều PDF Portfolio để tải vào các hệ thống hỗ trợ tranh tụng như Concordance, Summation, Relativity. Thao tác này xuất ra một tập hợp các tệp TIFF, Text và PDF, một tệp đầu ra cho mỗi trang PDF. Tất cả các yếu tố hình thức tương tác như nút, trường, cũng như chú thích sẽ được tự động làm phẳng trước khi chuyển đổi thành tệp văn bản, hình ảnh và tệp PDF. Plug-in tạo các tệp Summation (*.DII), Opticon (*.LOG) và Casemap.
-
Tìm và xóa các trang trùng lặp
-
Sử dụng chức năng này để tìm và xóa các trang trùng lặp khỏi tài liệu PDF.
-
Plug-in cung cấp hai phương pháp khác nhau để phát hiện các trang trùng lặp hoặc gần trùng lặp:
-
So sánh bố trí của các trang, tương tự như so sánh hình ảnh “images”.
-
So sánh nội dung trang bất kể sự bố trí của trang.
-
Phương pháp đầu tiên cung cấp một cách nhanh chóng để phát hiện các trang trông giống hệt nhau hoặc có sự khác biệt rất nhỏ. Sử dụng nó để tìm các trang giống hệt nhau. Phương pháp này không so sánh bất kỳ chuỗi ký tự ẩn nào có thể có trên trang. Nó sẽ không phát hiện bất kỳ sự khác biệt nào giữa một trang được quét có và không áp dụng OCR (tính năng " Recognize Text"). Tương tự, nó không thể phát hiện một chuỗi ký tự màu trắng trên nền trắng.
-
Phương pháp thứ hai sử dụng một cách tiếp cận khác. Đó là so sánh nội dung trang dưới dạng chuỗi ký tự với các tùy chọn để bỏ qua trường hợp và dấu câu. Nếu hai trang chứa cùng một chuỗi các từ, thì chúng được coi là giống nhau, bất kể sự bố trí và vị trí văn bản trên trang. Có thể sử dụng phương pháp này để tìm các trang có nội dung tương tự nhưng không giống nhau bằng cách chỉ định chênh lệch tối đa được phép giữa hai trang (tính theo ký tự). Lưu ý rằng phương pháp này hoàn toàn bỏ qua mọi hình ảnh hoặc đồ họa có thể xuất hiện trên trang cũng như các thuộc tính xuất hiện văn bản như kiểu phông chữ, kích thước và màu sắc.
-
Tập tin PDF bị trùng lặp
-
Plug-in cung cấp chức năng kiểm tra một tập hợp các tệp PDF cho các tệp trùng lặp và gần trùng lặp. Phần mềm sử dụng kết hợp các phương pháp nâng cao để so sánh các tài liệu PDF và phát hiện các tệp có chứa văn bản từ các tài liệu khác. Ví dụ: một chuỗi email thông thường có thể chứa 20 trả lời email khác nhau, nhưng email cuối cùng chứa tất cả các email trước đó trong khi các tài liệu còn lại là dư thừa và có thể bị loại bỏ. Phát hiện và loại bỏ các tài liệu dư thừa cho phép giảm đáng kể số lượng tài liệu / email cần đọc trong quá trình khám phá điện tử.
-
Sắp xếp và lọc
-
Khả năng sắp xếp bản ghi cho phép người dùng chọn thứ tự tùy chỉnh của các tệp được nhúng trong khi chuyển đổi từ Portfolio sang PDF và các định dạng tệp khác. Plug-in chỉ cho phép chọn một tập hợp con của các tệp được nhúng dựa trên lựa chọn thủ công hoặc truy vấn tìm kiếm.
-
Bỏ qua các tệp đính kèm trùng lặp
-
Plug-in tự động bỏ qua các tệp đính kèm trùng lặp có trong một tài liệu PDF. Tính năng này rất tiện lợi khi xử lý PDF Portfolio được tạo bởi Adobe PDF Maker từ email Lotus Notes. Mỗi tệp đính kèm email trong Portfolio như vậy dường như được bao gồm hai lần: một lần trong tiêu đề của email và một lần trong nội dung email. Bỏ qua các tệp như vậy sẽ tăng tốc độ xử lý và loại bỏ các bản sao không cần thiết trong đầu ra.
-
Báo cáo
-
Plug-in tự động tạo báo cáo xử lý ở định dạng tệp CSV và HTML. Báo cáo xử lý chứa thông tin chi tiết về từng danh mục đầu vào, liệt kê các tài liệu phụ và tệp đính kèm portfolio được xử lý, cung cấp số liệu thống kê về tệp và MD5 checksums.
4. Đánh số Bates
-
Số Bates là gì?
-
Đánh số Bates (còn gọi là đóng dấu Bates) được sử dụng trong ngành pháp lý như một phương pháp để dán nhãn và xác định các tài liệu pháp lý, để dễ dàng xác định và truy xuất. Số Bates là một số tăng tự động được định dạng đặc biệt (có thể là sự kết hợp của các chữ cái và chữ số) được thêm vào mỗi trang của tài liệu để tham chiếu duy nhất nó. Gần như tất cả các công ty luật của Mỹ sử dụng đánh số Bates trong giai đoạn phát hiện kiện tụng, để tham khảo và xác định tài liệu.
-
Thêm số Bates tùy chỉnh thông qua tập tin điều khiển “Control File”
-
Số Bates có thể được thêm vào một tập hợp các tệp PDF riêng cho từng tài liệu PDF đầu vào thông qua việc sử dụng tệp điều khiển văn bản thuần túy “gọi là plain-text control file”. Mỗi tài liệu PDF đầu vào có thể được đánh số bằng cách sử dụng một bộ thông số khác nhau.
-
Trích xuất số Bates vào bảng tính
-
Plug-in cung cấp chức năng trích xuất số Bates từ một nhóm tài liệu PDF đã chọn (không phải là PDF Portfolio) vào tệp CSV có sẵn trong bảng tính. Tệp CSV đầu ra có thể được mở và chỉnh sửa bởi bất kỳ ứng dụng bảng tính nào. Thông tin sau được trích xuất cho mọi tài liệu PDF đầu vào: tên tệp, số trang, số Bates cho trang đầu tiên, số Bates cho trang cuối cùng, ID tài liệu. Phần mềm trích xuất các số Bates đã được thêm trước đó vào tài liệu PDF bằng thao tác đánh số Bates "Bates Numbering" của Acrobat.
IV. Giao diện người dùng (UI)
-
Tất cả chức năng của plugin đều có sẵn trong menu "Plug-ins > AutoPortfolio Plug-in..." mà phần mềm thêm vào Adobe Acrobat.
V. Yêu cầu hệ thống
-
Platforms:
-
Microsoft® Windows Vista/2003/2008/2012/Windows 7/Windows 8/Windows 8.1/Windows 10.
-
Software:
-
Full version of Adobe® Acrobat® software is required (versions 6, 7, 8, 9, X, XI, DC, 2017). This software will not work with free Adobe Acrobat® Reader®. Batch processing functionality requires presence of Adobe® Acrobat Professional®.
VI. Download