I. Lợi ích, công dụng
-
Tìm kiếm, báo cáo và sao chép tài liệu PDF
-
Tìm kiếm tệp PDF cho từ khóa & pattern (tạm dịch là định dạng dữ liệu)
-
Sao chép tập tin dựa trên kết quả tìm kiếm
-
Tạo báo cáo tìm kiếm siêu liên kết
II. Cách thức hoạt động
-
Plug-in lấy một tập hợp các tệp / thư mục PDF làm đầu vào và tìm kiếm tài liệu bằng cách sử dụng một bộ "quy tắc tìm kiếm" dành riêng cho người dùng. Mỗi quy tắc tìm kiếm xác định một cụm từ hoặc mẫu văn bản để tìm kiếm và chỉ định hành động cần thực hiện nếu văn bản này được tìm thấy. Mỗi quy tắc cung cấp các tùy chọn để sao chép và đổi tên các tệp PDF và / hoặc thực hiện xử lý tùy chỉnh thông qua tập lệnh. Một tập hợp các quy tắc tìm kiếm có thể được lưu trữ dưới dạng tệp "quy tắc" cho ứng dụng lặp đi lặp lại. Tệp báo cáo HTML siêu liên kết được tạo ở cuối quá trình tìm kiếm với mô tả chi tiết và siêu liên kết trực tiếp đến tất cả các vị trí văn bản phù hợp. Tùy chọn, kết quả tìm kiếm có thể được trình bày cho người dùng để xem xét tương tác. Văn bản phù hợp có thể được đánh dấu trang (bookmarks) và đánh dấu nổi bật (highlight) trong các tài liệu PDF tương ứng.
III. Các trường hợp sử dụng
- Dưới đây là một vài ví dụ về cách sử dụng phần mềm:
-
Sắp xếp các tệp vào các thư mục: Tìm kiếm các tệp PDF cho một tập hợp các từ khóa như Hóa đơn "Invoice", Đơn đặt hàng "Purchase Order", Báo cáo hàng tháng "Monthly Statement", v.v., sao chép các tệp vào thư mục được xác định trước tương ứng nếu tìm thấy kết quả khớp.
-
Tạo báo cáo tìm kiếm: Tìm kiếm tệp PDF cho số tài khoản và tạo báo cáo sẵn sàng cho bảng tính hiển thị tên tài liệu và số trang nơi tìm thấy văn bản.
-
Cập nhật siêu dữ liệu tài liệu (Document Metadata): Tìm kiếm tệp PDF cho một tập hợp các từ khóa được xác định trước và thêm chúng vào siêu dữ liệu tài liệu.
-
Tùy chỉnh nội dung tài liệu: Tìm kiếm tệp PDF cho một tập hợp các từ khóa được xác định trước và chèn các trang bìa khác nhau tùy thuộc vào kết quả tìm kiếm.
IV. Tính năng
-
Tìm kiếm văn bản PDF
-
Tìm kiếm nhiều tệp PDF cho các lần xuất hiện của nhiều từ khóa hoặc mẫu văn bản (text patterns) do người dùng xác định.
-
Tìm kiếm các mẫu văn bản (Text Patterns)
-
Sử dụng các hàm chức năng "regular expressions" để tìm kiếm không chỉ các từ khóa và cụm từ cố định mà còn cho các mẫu văn bản (text pattern) như số điện thoại và tài khoản, địa chỉ email hoặc SKU sản phẩm. Đây là một phương pháp mạnh mẽ để tìm văn bản tuân thủ các quy tắc định dạng nhất định.
-
Sao chép và đổi tên tập tin
-
Sao chép tệp PDF vào các thư mục được xác định trước dựa trên kết quả tìm kiếm. Sử dụng chức năng này để sắp xếp tài liệu vào các thư mục dựa trên nội dung văn bản. Ví dụ: tách hóa đơn khỏi báo cáo tài khoản hoặc sắp xếp các tài liệu y tế khác nhau dựa trên nội dung văn bản của chúng.
-
Tệp báo cáo HTML và Excel
Lưu kết quả tìm kiếm chi tiết cho từng quy tắc / từ khóa dưới dạng tệp HTML siêu liên kết:
Và các tệp CSV dạng bảng tính có thể được mở bằng Excel hoặc bất kỳ ứng dụng tương tự nào khác:
-
Áp dụng xử lý có điều kiện
-
Chạy các tập lệnh Acrobat JavaScript tùy chỉnh để sửa đổi tài liệu PDF nếu phù hợp với quy tắc tìm kiếm cụ thể. Sử dụng phương pháp này để đặt siêu dữ liệu tài liệu (document metadata), thêm hình mờ (watermarks), dấu trang (bookmarks), chèn tiêu đề hoặc chân trang (header or footer), thêm hoặc xóa trang, v.v.
-
Đánh giá và đánh dấu kết quả tìm kiếm
-
Tương tác xem xét kết quả tìm kiếm. Đánh dấu trang (Bookmark) và / hoặc đánh dấu làm nổi bật ()highlight sự xuất hiện chuỗi ký tự cần tìm kiếm trong tệp PDF.
-
Giao diện hướng dẫn cụ thể cho việc xử lý hàng loạt (Action Wizard Batch Processing)
-
Plug-in thêm chức năng tìm kiếm và sao chép tài liệu PDF dưới dạng lệnh Batch command cho trình hướng dẫn hành động Action Wizard của Acrobat. Action Wizard là một công cụ xử lý hàng loạt (một phần của Acrobat Professional) được sử dụng để áp dụng các chuỗi hoạt động cho một hoặc nhiều tệp PDF mà không cần có sự tương tác của người dùng.
-
Tích hợp Adobe Acrobat
-
Plug-in được thêm vào menu "Plug-ins > AutoDocSearch Plug-in" và nút thanh công cụ tương ứng vào giao diện người dùng Adobe Acrobat. Không cần có ứng dụng riêng để khởi chạy - tất cả chức năng được tích hợp hoàn toàn với giao diện Acrobat quen thuộc.
V. Yêu cầu hệ thống
-
Platforms:
-
Microsoft® Windows Vista/2003/2008/2012/Windows 7/Windows 8/Windows 8.1/Windows 10.
-
Software:
-
Full version of Adobe® Acrobat® software is required (versions 6, 7, 8, 9, X, XI, DC, 2017). This software will not work with free Adobe Acrobat® Reader®. Batch processing functionality requires presence of Adobe® Acrobat Professional®.
VI. Download