I. Lợi ích, công dụng
-
Tự động gửi email tài liệu PDF
-
Tìm kiếm tệp PDF cần gửi đi cho địa chỉ email mong muốn.
-
Gửi Email tài liệu PDF đến người nhận an toàn có mật khẩu bảo vệ.
II. Các trường hợp sử dụng
-
Sử dụng phần mềm này để tự động gửi email các tập tin nếu bạn có:
-
Nhiều tài liệu PDF cần được gửi đến những người nhận khác nhau.
-
Tài liệu PDF đơn có chứa các trang cần được gửi đến những người nhận khác nhau .
-
Ví dụ 1: Phân phối hóa đơn
-
Phần mềm có thể lấy nhiều tệp PDF đại diện cho hóa đơn và tự động tìm kiếm từng tệp cho một địa chỉ email (bao gồm CC và BCC), nếu tìm thấy địa chỉ email cần gửi tệp cho người nhận.
-
Ví dụ 2: gửi phiếu lương (paystub)
-
Phần mềm có thể lấy một tệp PDF có chứa nhiều cuống thanh toán (một trang trên tệp sơ khai), tự động chia thành các tệp PDF riêng biệt và gửi từng tệp đến địa chỉ email được liệt kê trên mỗi tài liệu phụ (cuống phiếu lương).
-
Ví dụ 3: Gửi biểu mẫu thuế qua email
-
Phần mềm có thể tìm kiếm tệp PDF bằng cách sử dụng một bộ từ khóa tìm kiếm do người dùng xác định (ví dụ: số an sinh xã hội) và chỉ định người nhận email tương ứng. Sử dụng phương pháp này để gán email dựa trên số tài khoản, tên công ty, ID khách hàng và các mã định danh tương tự khác.
III. Cách thức hoạt động?
-
Plug-in ấy danh sách các tệp PDF làm đầu vào và tìm kiếm tài liệu văn bản (documents text), chú thích (annotations) và thuộc tinh (properties) cho địa chỉ email (bao gồm "cc" và "bcc") và chủ đề thư. Kết quả của tìm kiếm này được trình bày cho người dùng để xem xét và chỉnh sửa. Người dùng có thể thêm hoặc xóa người nhận, sửa đổi chủ đề thư hoặc nội dung của từng thông điệp email. Sau khi hài lòng với kết quả, người dùng sẽ gửi tài liệu để phân phối qua e-mail. Các tài liệu gửi đi có thể được bảo mật tùy chọn bằng mật khẩu với các quyền truy cập cụ thể (chẳng hạn như chỉnh sửa, in và v.v.). Plug-in duy trì nhật ký tin nhắn ghi lại ngày, giờ, tên tệp và tất cả người nhận của mỗi tin nhắn tài liệu / email.
IV. Tính năng
-
Tích hợp Adobe Acrobat đầy đủ
-
Plug-in được thêm vào menu "Plug-ins > Auto-Email Documents…” và nút thanh công cụ tương ứng vào giao diện người dùng Adobe Acrobat. Không cần ứng dụng riêng để khởi chạy - tất cả chức năng được tích hợp hoàn toàn với giao diện Acrobat quen thuộc.
-
Phân phối nhiều tệp PDF cùng một lúc
-
Plug-in lấy nhiều tệp PDF làm đầu vào và tự động định tuyến chúng đến đúng người nhận giúp tiết kiệm thời gian quý báu của bạn và tăng năng suất của bạn. Phân phối hàng trăm hoặc hàng ngàn tài liệu PDF với việc gửi một e-mail đơn giản. Chỉ cần chọn các tập tin đầu vào và phần mềm sẽ làm phần còn lại.
-
Tự động nhận dạng địa chỉ email
-
Plug-in tự động tìm kiếm tài liệu PDF cho các địa chỉ email (bao gồm "cc" và "bcc"), chủ đề thư, tên tùy chỉnh cho tệp đính kèm và dòng lời chào. Văn bản, chú thích và thuộc tính của tài liệu có thể được tìm kiếm cho thông tin này. Chỉ định người nhận e-mail mặc định, văn bản tin nhắn và chủ đề để tự động phân phối tài liệu.
-
Đây là một ví dụ điển hình của một bức thư:
-
Gán từ khóa cho địa chỉ email
-
Không phải mọi tài liệu PDF đều chứa (các) địa chỉ email hoặc có thể dễ dàng thêm chúng vào văn bản văn bản. Đây là tính năng ánh xạ từ khóa đến email “keyword-to-email mapping” được sử dụng để giải quyết vấn đề này. Có thể liên kết các từ khóa tùy chỉnh với địa chỉ email đích và dễ dàng xử lý tài liệu mà không cần email in. Sử dụng phương pháp này để gán email dựa trên tên công ty, số tài khoản, SSN, ID khách hàng, TIN, EIN và các mã định danh duy nhất khác.
-
Liên kết tên tệp với địa chỉ email
-
Plug-in cung cấp tùy chọn để xác định người nhận cho mỗi tệp gửi đi dựa trên ánh xạ tên tệp đến email do người dùng xác định. Chỉ cần nhập tên tệp và địa chỉ email tương ứng và Plug-in sẽ làm phần còn lại.
-
Chặn các địa chỉ email cụ thể
-
Plug-in cung cấp khả năng chặn một số địa chỉ e-mail được sử dụng. Tính năng này hữu ích khi tài liệu chứa một số địa chỉ email nhất định như một phần của văn bản cần được loại trừ khỏi danh sách của người nhận.
-
Sử dụng thông tin chú thích để chỉ định người nhận email
-
Sử dụng thông tin chú thích văn bản để thêm người nhận e-mail và chủ đề thư vào tài liệu PDF không chứa thông tin này như một phần của văn bản. Có thể thêm chú thích văn bản bằng công cụ "Tools > Comments & Markup > Sticky Note" tool hoặc sử dụng công cụ "Typewriter" tool. Các chú thích văn bản này có thể được tùy chọn xóa bởi Plug-in từ các tệp thực tế được gửi qua email cho người nhận.
-
Sử dụng thuộc tính tài liệu “Document Properties” để chỉ định người nhận E-mail
-
Sử dụng các thuộc tính tài liệu để thêm người nhận e-mail và chủ đề thư vào tài liệu PDF không chứa thông tin này như một phần của văn bản. Thuộc tính tài liệu có thể được chỉnh sửa thông qua menu "File > Properties...".
-
Tự động chia tập tin (Split Files)
-
Rất phổ biến khi có một tài liệu lớn duy nhất chứa nhiều trang cần đến một số người nhận khác nhau. Ví dụ: bạn có thể có một tài liệu chứa cuống phiếu lương cho toàn công ty và bạn muốn gửi email mỗi cuống phiếu lương (1 trang) cho một người chính xác. Plug-in có thể tùy ý phân chia một tài liệu đầu vào thành một tập hợp các tệp nhỏ hơn bằng cách sử dụng số lượng trang do người dùng chỉ định (1 trang cho mỗi tệp cho ví dụ về cuống phiếu lương). Phần mềm sẽ xử lý tài liệu này vì nó là một tập hợp các tệp riêng biệt. Bạn sẽ chỉ cần thêm một địa chỉ email (và mật khẩu) cho mỗi cuống trả tiền trong khi tạo nó. Hầu hết các hệ thống quản lý tài liệu dễ dàng cho phép điều đó. Plug-in tùy chọn kết hợp nhiều tài liệu phụ thành một tệp dựa trên địa chỉ email của người nhận.
-
Xem xét và xác nhận kết quả
-
Dễ dàng xem lại, chỉnh sửa và sửa đổi địa chỉ email được trích xuất, tin nhắn văn bản và chủ đề, xem trước tệp đính kèm PDF trước khi gửi tài liệu cho người nhận.
-
Hỗ trợ email
-
Phần mềm cung cấp hai cách khác nhau để gửi e-mail: sử dụng ứng dụng email hỗ trợ MAPI hiện tại của bạn hoặc thông qua máy chủ thư Internet - SMTP. SMTP là tiêu chuẩn thực tế để truyền email qua Internet và cung cấp chức năng gửi khối lượng thư e-mail mà không cần tương tác của người dùng. Số lượng email được gửi phải tuân theo hạn ngạch hàng ngày từ nhà cung cấp dịch vụ email của bạn.
-
Quản lý tài liệu phân phối của các dự án khác nhau
-
Phần mềm cung cấp khả năng tạo và sử dụng nhiều cài đặt cấu hình. Mỗi cấu hình có tên riêng và chứa tất cả các tùy chọn và cài đặt cần thiết để xử lý và phân phối tài liệu. Sử dụng nhiều cấu hình giúp đơn giản hóa rất nhiều việc quản lý các dự án khác nhau và giảm thời gian cần thiết để chuyển từ dự án này sang dự án khác.
-
Bảo vệ mật khẩu đối với tài liệu phân phối
-
Bất kỳ cấu hình cài đặt nào cũng có thể được bảo mật bằng mật khẩu. Nếu cấu hình được bảo vệ bằng mật khẩu, thì plug-in sẽ nhắc người dùng nhập mật khẩu trước khi xử lý tài liệu hoặc chỉnh sửa cài đặt. Sử dụng các cấu hình được bảo vệ bằng mật khẩu để giới hạn quyền truy cập vào tài liệu phân phối cho người dùng được ủy quyền.
-
Sử dụng Gmail, Office365 để gửi tài liệu
-
Bạn có thể định cấu hình plug-in để sử dụng các máy chủ SMTP do Gmail hoặc Office365 cung cấp để gửi tài liệu. Xin lưu ý rằng bạn phải tuân thủ các thỏa thuận của người dùng cuối Gmail / Office365 và các chính sách chống spam.
-
Tạm dừng giữa các đợt gửi email
-
Plug-in cung cấp tùy chọn tạm dừng cho số giây do người dùng chỉ định (0,1,3,5,10,15,20) giữa các nhóm gửi email gồm 5 email. Tùy chọn này hữu ích để tránh các email bị gắn nhãn là thư rác bởi một số máy chủ internet.
-
Đính kèm nhiều tệp đồng thời
-
Phân phối nhiều hơn một tệp cho mỗi người nhận bằng danh sách tệp đính kèm mặc định sẽ được gửi qua email cho tất cả người nhận một cách rộng rãi.
-
Đảm bảo bảo mật tài liệu gửi đi
-
Tùy chọn bảo mật các tài liệu PDF gửi đi với mật khẩu để mở tài liệu "document open" và phân quyền người dùng "user permission". Hạn chế chỉnh sửa, in ấn và trích xuất nội dung. Người nhận sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu mở tài liệu "document open" để xem nội dung của nó. Plug-in cung cấp ba cách bảo vệ mật khẩu khác nhau: mật khẩu toàn cầu -"global" password - giống nhau cho tất cả các tài liệu gửi đi hoặc mật khẩu dành riêng cho tài liệu được trích xuất từ văn bản của tài liệu (và chú thích văn bản) bằng từ khóa "password" ( Ví dụ: mật khẩu: abc123) hoặc được đọc từ các thuộc tính của tài liệu (thuộc tính "Mật khẩu" tùy chỉnh được sử dụng để chỉ định mật khẩu). Phần mềm hỗ trợ 3 mức mã hóa khác nhau được cung cấp theo định dạng PDF: RC4 128 bit (tương thích với Acrobat 6.0 trở lên), AES 128 bit (tương thích với Acrobat 7.0) và AES 256 bit (tương thích với Acrobat X.0 trở lên).
-
Kiểm tra an toàn (Safety Checks)
-
Plug-in cung cấp các kiểm tra an toàn đặc biệt ngăn chặn việc gửi email các tài liệu với số lượng trang và kích thước tệp nằm ngoài các tham số do người dùng chỉ định.
-
Nhật ký gửi tệp (Message Log)
-
Plug-in ghi lại ngày, thời gian, tên tệp và tất cả người nhận cho mỗi e-mail gửi đi.
-
Hỗ trợ xử lý hàng loạt (Batch Processing)
-
Plug-in được thêm vào lệnh xử lý hàng loạt "Auto-Email Document" có sẵn trong Adobe® Acrobat Professional®. Lệnh này có thể được sử dụng để thêm chức năng tự động gửi email "auto-email" vào bất kỳ chuỗi tập tin Acrobat nào.
V. Yêu cầu hệ thống
-
Platforms:
-
Microsoft® Windows Vista/2003/2008/2012/Windows 7/Windows 8/Windows 8.1/Windows 10.
-
Software:
-
Full version of Adobe® Acrobat® software is required (versions 6, 7, 8, 9, X, XI, DC, 2017). This software will not work with free Adobe Acrobat® Reader®. Batch processing functionality requires presence of Adobe® Acrobat Professional®.
VI. Download