I. Lợi ích, công dụng
-
Cho phép bạn chèn trường dữ liệu vào tiêu đề, thêm tệp đính kèm, gửi email ở định dạng GIF, HTML, RTF và Text cho từng cá nhân riêng (tạm gọi là Mail Merger) từ Microsoft Outlook, Microsoft Word và Microsoft Publisher.
II. Tính năng
-
Cá nhân hóa tiêu đề email.
-
Khi bạn cần cá nhân hóa một phần hoặc toàn bộ dòng tiêu đề email, bạn cần công cụ Mail Merge Toolkit. Công cụ này giúp bạn chèn các trường dữ liệu vào tiêu đề của email, để không chỉ nội dung của email mà cả chủ đề của nó cũng được cá nhân hóa.
-
Trộn thư với tệp đinh kèm.
-
Ngay khi Mail Merge Toolkit được cài đặt, bạn có thể đính kèm tập tin vào email. Thực hiện trộn thư giống như cách bạn thường làm và bấm vào tùy chọn Mail Merge Toolkit " ở bước cuối cùng của trình trợ giúp từng bước "Step by step wizard” trong Microsoft Word để chỉ định các tệp đính kèm cần thiết.
-
Gửi tệp đinh kèm cho từng cá nhân trong thư của bạn.
-
Mail Merge Toolkit cung cấp cách để gửi các file đính kèm cho từng cá nhân. Bạn chỉ cần chỉ định đường dẫn đến tệp trong một cột riêng biệt trong nguồn dữ liệu (bảng tính Excel, CSV, cơ sở dữ liệu, v.v.) và nhập tên của trường này thay vì các tệp đính kèm trong Mail Merge Toolkit.
-
Gửi các tệp PDF cho các cá nhân qua email.
-
Microsoft Word Mail Merge cho phép bạn gửi tin nhắn HTML cho từng cá nhân riêng, nhưng nếu bạn cần gửi nó dưới dạng PDF thì sao? Hãy thử Mail Merge Toolkit, cách duy nhất để phân phối một số tệp PDF được cá nhân hóa chỉ với vài cú click chuột. Bạn chỉ cần chọn "PDF attachment" trong định dạng thư và điền vào văn bản sẽ được hiển thị trong phần nội dung thư.
-
Thực hiện trộn thư theo danh sách SharePoint List
-
Nếu nguồn dữ liệu và dữ liệu thông tin người nhận thư cùng được lưu trữ trong một danh sách (List) trên máy chủ Microsoft SharePoint Server thì Mail Merge Toolkit cung cấp cho bạn một cách để lấy dữ liệu từ danh sách này và sử dụng nó để trộn thư! Bạn không cần phải yêu cầu người quản trị SharePoint của bạn để cài đặt một cái gì đó trên máy chủ và bạn không cần phải cho phép xuất danh sách vào bảng tính Microsoft Excel. Chỉ cần sử dụng Mail Merge Toolkit để thực hiện gửi thư của bạn bằng cách lấy dữ liệu từ một nguồn đã biết và không đổi.
-
Tránh các vấn đề bảo mật và tự động hóa việc trộn thư.
-
Sử dụng the Mail Merge Toolkit để gửi thư HTML hoặc RTF từ Microsoft Word mà không có lời nhắc bảo mật từ Outlook và duy trì các liên kết internet nội bộ. Đặc biệt, trộn thư trong Microsoft Word cung cấp mức độ an toàn cao hơn. Mail Merge Toolkit tương thích với tất cả các phiên bản gần đây của Microsoft Word, do đó, việc trộn thư trong Word 2016-2003 không còn là vấn đề nữa!
-
Gửi email với Image Map.
-
Gửi tin nhắn cho từng cá nhân ở định dạng GIF từ Microsoft Publisher. Khi gửi tin nhắn GIF từ Microsoft Publisher, các liên kết HTML có thể được gán cho các Image Area (công nghệ Image Map Technology). Bằng cách sử dụng thư trong GIF, bạn có thể chắc chắn rằng người nhận của bạn sẽ có thể đọc thư trong bất kỳ ứng dụng email nào.
-
Định dạng email theo format mà bạn cần.
-
Gửi tin nhắn cho nhiều người nhận dưới dạng PDF, HTML, Text thuần tuý và RTF trực tiếp từ Microsoft Word.
Lưu ý: Hộp thoại “Mail Merge Toolkit” trông rất giống với hộp thoại Microsoft Office chuẩn "Merge to Electronic Mail" (xem ảnh chụp màn hình). Trong hộp thoại đó, cùng giống như trong hộp thoại Microsoft Office chuẩn, bạn có thể chọn trường dữ liệu chứa địa chỉ người nhận, đặt chủ đề thư (trong Mail Merge Toolkit, bạn có thể sử dụng chèn trường dữ liệu tự động như trong văn bản tài liệu), đặt định dạng và chọn các tệp được đính kèm vào mỗi thư nếu cần.
III. Yêu cầu hệ thống
-
Yêu cầu kỹ thuật và tính tương thích bộ công cụ Mail Merge Toolkit
-
Microsoft Office 2016, 2013, 2010, 2007, 2003, 2002 (XP); (64-bit, 32-bit)
-
Microsoft Office 365 with desktop Outlook, Word hoặc Publisher versions;
-
Tất cả các phiên bản hệ điều hành Microsoft Windows từ Microsoft Windows XP; không hỗ trợ Microsoft Windows Server;
-
Các ngôn ngữ được hỗ trợ (giao diện chương trình và tệp trợ giúp)
-
English;
-
German;
-
Russian.
IV. Download
V. Các phiên bản hiện có
-
Mail Merge Toolkit có 2 phiên bản khác nhau:
-
Mail Merge Toolkit
-
Mail Merge Toolkit Pro
-
Tính năng chi tiết của từng phiên bản như sau:
|
Feature
|
Mail Merge Toolkit
|
Mail Merge Toolkit PRO
|
|
Personalized email subject
|
●
|
●
|
|
Attachments sending
|
●
|
●
|
|
Personal attachments
|
●
|
●
|
|
Personalized PDF in attachment
|
|
●
|
|
SharePoint List as a data source for merging
|
|
●
|
|
Sending messages in HTML
|
●
|
●
|
|
Sending messages in RTF
|
●
|
●
|
|
Sending messages in Plain Text
|
●
|
●
|
|
No Outlook security issues
|
●
|
●
|
|
Emailing with image map
|
●
|
●
|