I. Lợi ích, công dụng
-
Cắt giảm chi phí in ấn (ước tính 1-3% tổng chi phí dành cho việc in ấn của doanh nghiệp)
-
Giảm ngay chất thải in ấn
-
Giảm tổng chi phí cho cơ sở hạ tầng CNTT
-
Tiết kiệm nhân viên CNTT và thời gian sử dụng
-
Hỗ trợ các tổ chức tuân thủ các quy định như HIPAA, Sarbanes-Oxley và đạo luật bảo vệ dữ liệu Data Protection Act intelligence.
II. Tính năng
Các tính năng chính của phần mềm bao gồm:
1. Giám sát trực tiếp theo thời gian thực (Live Auditing)
-
Bộ phận CNTT có thể truy cập ngay lập tức thông tin in tối đa được xác định bởi máy in, mạng hoặc chi phí.
-
Giám sát dữ liệu trên máy in
-
Các loại máy in có thể giám sát
-
Dot Matrix Printers (All Manufacturers)
-
InkJet Printers (All Manufacturers)
-
Laser Printers (All Manufacturers)
-
Large Format Printers (All Manufacturers)
-
Plotters (All Manufactures)
-
Multifunctional Printers (All Manufacturers)
-
Label Printers (All Manufacturers)
-
Các thông số in có thể giám sát
-
Number of Total Pages
-
Number of Black and White Pages
-
Number of Color Pages
-
Number of Copies
-
Page Size
-
Color vs. B/W Pages
-
Duplex
-
N-Up Pages
-
Document Title
-
Printing Bandwidth
-
Date and Time
-
Large Format Printer by Area
-
Large Format Printer by Job Length
-
RAW/Plain Text
-
Metric System
-
Printer Name
-
Printer IP Address
-
Printer language
-
Printer Port
-
Printer Manufacture
-
Printer Driver / Model
-
Printer Location
-
Printer Groups
-
Giám sát dữ liệu mạng
-
Dữ liệu mạng được thu thập bao gồm:
-
Active Directory Supported
-
Ldap Supported
-
Custom Active Directory LDAP Fields
-
User Name
-
Full Name
-
Domain
-
User Object-Guid
-
Workgroup and Local Users
-
Custom Users
-
User Group
-
Custom User Group
-
Department
-
Organizational Unit
-
Server Name
-
Workstation Name
-
Workstation IP Address
-
Email Address
-
Giám sát chi phí in ấn
-
Chỉ định chi phí in ấn bao gồm:
-
Đặt chi phí cho mỗi trang in màu và trang in đen trắng
-
Đặt chi phí theo kích thước trang (Page size)
-
Đặt chi phí theo đơn vị diện tích in (Squared Unit)
-
Đặt chi phí theo Tổng chiều dài (Total Length)
-
Lập Profile chi phí (Cost profile)
-
Gán Profile chi phí theo mô hình hoặc nhà sản xuất
-
Chỉ định ngân sách tùy chỉnh theo máy in hoặc Profile chi phí
-
Loại trừ máy in khỏi kiểm tra số dư và khấu trừ
-
Giảm chi phí cho in hai mặt
-
Giảm chi phí cho in N-Up
-
Giảm chi phí cho chế độ dự thảo - Draft Mode. (Hiện tại hỗ trợ Hewlett Packard economode.)
-
Tất cả các loại tiền được hỗ trợ
-
Tiêu chuẩn kích thước giấy trên toàn thế giới được hỗ trợ
-
Tạo khổ giấy tùy chỉnh
-
Tự động học kích thước trang mới
-
Giao diện chức năng liên quan:
-
Giao diện cài đặt Profile chi phí chuẩn
Giao diện cài đặt Profile chi phí nâng cao
Giao diện cài đặt chi phí theo kích thước trang in
2. Theo dõi hạn ngạch và ngân sách in (Quota and Budget Tracking)
-
Đối với các tổ chức có giới hạn chi phí chặt chẽ, có thể thiết lập hạn ngạch và ngân sách hạn chế các nhóm người dùng và đơn vị tổ chức.
-
Tính năng hạn ngạch và ngân sách bao gồm:
-
Đặt hạn ngạch người dùng theo số tiền nhất định
-
Đặt hạn mức người dùng theo số dư tiền mặt bắt buộc
-
Đặt hạn ngạch người dùng theo số trang in
-
Đặt hạn ngạch người dùng theo Số lượng trang in đen trắng và màu riêng biệt
-
Tạo hạn ngạch tùy chỉnh
-
Đặt Hạn ngạch được sử dụng cho mỗi Máy in hoặc Profile chi phí
-
Loại trừ một số máy in hoặc Profile chi phí khỏi kiểm tra hạn ngạch
-
Hỗ trợ hạn ngạch âm (hạn ngạch mềm)
-
Đặt mức ngân sách in trên nhóm người dùng hoặc đơn vị tổ chức
-
Tạm dừng, Xóa, Giữ, Cho phép hoặc Xác nhận tác vụ in khi không đủ hạn ngạch
-
Thông báo về số dư thấp
-
Thông báo qua Tin nhắn bật lên của Máy khách In và / hoặc Email
-
Cài đặt cân bằng nhóm và OU
-
Đặt mức độ ưu tiên ngân sách theo nhóm có mức độ ưu tiên thấp nhất.
-
Đặt mức độ ưu tiên ngân sách theo nhóm có ngân sách bắt đầu cao nhất.
-
Đặt mức độ ưu tiên ngân sách theo nhóm có ngân sách bắt đầu thấp nhất.
-
Đặt số dư theo tư cách thành viên nhóm chính Users Primary Group của người dùng trong Active Directory.
-
Tự động làm mới thành viên nhóm và OU.
-
Giao diện chức năng liên quan:
-
Giao diện cài đặt hạn ngạch
Giao diện cài đặt ngân sách
3. Hạn chế và thiết lập quy tắc in (Restrictions and Rule Setting)
-
Các tổ chức có quyền kiểm soát lớn hơn đối với chi phí và bảo mật với các hạn chế và quy tắc được đặt ra trên máy in hoặc người dùng chúng.
-
Giới hạn in và quy tắc bao gồm:
-
Hạn chế người dùng, nhóm, OU và máy in
-
Tạo quy tắc dựa trên hạn chế tùy chỉnh
-
Hạn chế số lượng trang trên mỗi tác vụ in
-
Hạn chế số lượng bản sao cho mỗi tác vụ in
-
Hạn chế in trùng lặp
-
Giới hạn kích thước trang
-
Hạn chế kích thước tác vụ in (danh sách trắng hoặc danh sách đen)
-
Hạn chế chi phí tác vụ in
-
Hạn chế hoặc cho phép bởi các chuỗi văn bản trong tiêu đề tài liệu (Danh sách trắng hoặc danh sách đen)
-
Hạn chế hoặc cho phép in cả hai mặt trang giấy
-
Hạn chế hoặc cho phép in theo thời gian trong ngày
-
Hạn chế các tác vụ in màu
-
Hạn chế nếu tác vụ in chỉ in đen và trắng
-
Tạm dừng, Xóa, Giữ hoặc Xác nhận tác vụ in khi bị hạn chế
-
Tùy chỉnh Quy tắc sắp xếp và hạn chế được kiểm tra
-
Cho phép Hạn chế và Quy tắc cung cấp ngoại lệ cho các quy tắc và hạn chế khác
-
Tùy chỉnh quy tắc và hành động hạn chế và thông báo cho mỗi người dùng, nhóm, OU, máy in
-
Thông báo qua Tin nhắn bật lên của Máy khách In và / hoặc Email
-
Quản trị viên thông báo khi Quy tắc được đáp ứng qua Email
-
Lưu bản sao của tệp cuộn công việc in khi Quy tắc được đáp ứng
-
Giao diện chức năng liên quan:
-
Giao diện thiết lập các hạn chế
Giao diện thiết lập các quy tắc
4. Báo cáo và lập kế hoạch dựa trên web (Web-based Reporting and Scheduling)
-
Giao diện dựa trên web cho phép lập kế hoạch và thực hiện chính xác và dễ dàng các nhu cầu ngân sách và luồng dữ liệu.
-
Các tính năng thông tin và cấu hình API bao gồm
-
Các loại đối tượng sau đây có thể được truy vấn và cấu hình
-
Users
-
Groups
-
Organizational Units
-
Printers
-
Cost Profiles
-
Cài đặt và tùy chọn có thể được xem, thay đổi và đặt trên từng loại đối tượng như được hỗ trợ.
-
Ngân sách
-
Hạn chế
-
Tác vụ mặc định và tùy chỉnh
-
Chi phí trang
-
Các giao diện chức năng liên quan
5. Trạm phát hành với tùy chọn thanh toán (Release Station with Payment Options)
-
Công việc in được tổ chức để phát hành theo quy tắc hoặc hạn chế được tạo điều kiện thông qua một cổng web minh bạch và có thể truy cập.
-
Các tính năng của Cổng thanh toán (Payment Portal) bao gồm:
-
Trang số dư trong Web Portal cho người dùng hoặc nhân viên thu ngân để thêm tín dụng (credit) hoặc ghi nợ (debit)
-
Thêm tín dụng vào số dư
-
Thêm một khoản nợ vào số dư
-
Mua tín dụng in số lượng lớn từ trang số dư Balance
-
Trả tiền cho In khi hết số dư từ trạm phát hành (Release Station)
-
Giỏ hàng tích hợp với các hình thức mua hàng và trang đích.
-
Đặt số lượng đặt in tối thiểu
-
Thêm phí bổ sung cho các giao dịch
-
Đặt biên lai thanh toán qua email
-
Cổng thanh toán Payment Gateways được hỗ trợ bao gồm:
-
Authorize.Net
-
CyberSource
-
CyberSource Secure Acceptance Web / Mobile
-
PayPal Payments Pro
-
PayPal Payflow Pro
-
Và các hình thức thanh toán khác
-
Giao diện chức năng liên quan:
-
Giao diện Payment Portal interface
Giao diện số dư Balance interface
6. In di động qua Cloud (Mobile Printing via Cloud)
-
Người dùng có thể in từ bất cứ đâu với giao diện dựa trên web cho phép truy cập mạng.
-
Các loại tệp được hỗ trợ để tải lên
-
PDF - .pdf
-
Hình ảnh - .jpg, .gif, .png, .tif, .bmp, .wpf, .emf
-
Tài liệu - .doc, .docx, .txt, .rtf, .wps
-
Bảng tính - .xls, .xlsx, .csv
-
Thuyết trình - .ppt, .pptx
-
Các tính năng in Cloud pringting bao gồm:
-
Giao diện quản trị dựa trên web cho in ấn di động
-
Trình trợ giúp in trên thiết bị di động
-
Xem trước tác vụ in
-
Tình trạng máy in
-
Đặt Tùy chọn in bao gồm Màu, Thang độ xám, Hai mặt, N-Up (nhiều trang trên mỗi trang) và phạm vi trang
-
Cho phép tải lên các tài liệu được lưu và in sau
-
Tùy chọn giữ bản in web cho Web Release
-
Xác thực Mobile Uploads theo nhóm làm việc Workgroup
-
Xác thực Mobile Uploads bằng Active Directory
-
Xác thực Mobile Uploads bằng Ldap
-
Xác thực Mobile Uploads bằng người dùng Print Manager Plus® tùy chỉnh
-
Tải lên tác vụ in qua trang web
-
Tải lên tác vụ in qua ứng dụng iPad WebPrint
-
Tải lên tác vụ in qua trang web từ Android, ChromeBook, Slate và Surface Tablets
-
Tải lên tác vụ in qua trình quản lý in Print Manager Windows Driver cho máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay
-
Nhóm vị trí máy in theo trường Windows Location, Print Server hoặc Printer Group
-
Tùy chọn trang bìa tự động cho trách nhiệm công việc
-
Thực thi quyền Windows cho in ấn di động
-
Bill WebPrints cho khách hàng và dự án
-
Hỗ trợ máy khách (Client) in trên Cloud
-
Tải lên và gửi lệnh in từ các nguồn được hỗ trợ sau:
-
Duyệt tài liệu Tải lên từ Internet Explorer, Chrome Safari, Firefox và hơn thế nữa từ bất kỳ hệ điều hành nào
-
Hỗ trợ Google Docs bằng Chromebook sử dụng hỗ trợ Xác thực mở (Open Authentication)
-
WebPrint cho ứng dụng Print Manager Plus® iPad Uploader
-
Trình điều khiển Windows WebPrint driver cho phép in từ bất kỳ Ứng dụng nào
-
Cài đặt quản trị in Cloud
-
Nhóm máy in cho trải nghiệm người dùng khi chọn một trường “Location” của Windows, hoặc Tên nhóm máy in làm vị trí hoặc Tên máy chủ làm vị trí.
-
Đặt tùy chọn lưu trữ in trên web để cho phép tải lên kích thước tệp tối đa, lưu trữ tệp trên mỗi người dùng tối đa, tổng lưu trữ tệp tối đa và Xóa các tệp đã tải lên sau một thời gian … phút, giờ hoặc ngày.
-
Đặt loại tập tin có thể được tải lên.
-
Giao diện chức năng liên quan:
Giao diện ứng dụng Webprint iPad
Giao diện in xác thực Chromebook và Gdocs
Trình điều khiển in web Web Print Driver cho giao diện Windows
Giao diện cài đặt in trên web
7. Giải pháp thanh toán cho khách hàng và dự án (Client and Project Billing)
-
Một hệ thống dựa trên phần mềm cho phép thanh toán cho khách hàng, tài khoản và mã pin từ các máy trạm (client) hoặc cổng web di động.
-
Tính năng thanh toán của khách hàng và dự án bao gồm:
-
Tạo tài khoản, dự án và mã pin
-
Nhập tài khoản, dự án và mã pin
-
Tạo tài khoản phụ và dự án
-
Nhập tài khoản phụ và dự án
-
Thêm chi tiết liên lạc đầy đủ của tài khoản
-
Cài đặt hoạt động hoặc không hoạt động
-
Cài đặt lập hóa đơn hoặc không lập hóa đơn
-
Đặt đánh dấu chi phí theo tỷ lệ phần trăm trên các tác vụ in có thể tính hóa đơn
-
Mật khẩu bảo vệ khách hàng và dự án
-
Force Client Billing Module khi in trên máy trạm
-
Đặt thời gian chờ tác vụ in và tự động xóa nếu máy khách in bị bỏ qua
-
Cho phép thanh toán hàng loạt từ khách hàng in
-
Cho phép tạo khách hàng từ máy khách in
-
Cho phép lựa chọn Billable / Non-Billable từ Print Client
-
Cho phép nhận xét cho tác vụ in từ Máy khách in
-
Hỗ trợ thanh toán cho khách hàng và dự án trên đầu trang Tùy chọn xác thực và xác nhận hiện có
-
Tạo báo cáo tài khoản từ báo cáo
-
Tạo báo cáo chi phí và thu nhập
-
Lịch trình tự động gửi bản sao kê qua email hoặc lưu vào thư mục chia sẻ Folder Share.
-
Xuất báo cáo dưới dạng PDF, XLS và các định dạng phổ biến khác
-
Lập hóa đơn công việc in qua cho Khách hàng từ trang History Web Page
-
In hóa đơn cho người dùng cuối
-
In hóa đơn khách hàng cho máy trạm (Windows Vista, 7, 8 / 8.1, 10 và Mac OSX).
-
Chọn một khách hàng và tài khoản phụ dựa trên cài đặt máy chủ
-
Hoàn thành tự động để thanh toán nhanh
-
Lưu các khách hàng và dự án thường được lập hóa đơn vào mục yêu thích
-
Thông tin công việc đầy đủ và số liệu hiển thị
-
Hiển thị hẹn giờ thanh toán
-
Hiển thị số lượng công việc còn lại trong Hàng đợi (queue) được lập hóa đơn bởi Người dùng
-
Bật thanh toán hàng loạt cho tất cả các công việc trong hàng đợi hoặc trong một khoảng thời gian
-
Tạo khách hàng mới và tài khoản phụ khi in
-
Tùy chọn thêm ý kiến công việc
-
Khả năng hủy tác vụ in đang chờ xử lý
-
Giao diện chức năng liên quan
Giao diện cài đặt hóa đơn của khách hàng
Giao diện cài đặt nhắc nhở thanh toán của khách hàng
8. Báo cáo tác động môi trường (Client and Project Billing)
-
Năng lượng và chất thải vật liệu từ in ấn được theo dõi trong thời gian thực, giúp các tổ chức hiểu rõ hơn về thông tin xanh của họ.
-
Các tính năng Báo cáo, Biểu đồ và Bảng điều khiển bao gồm
-
Bảng điều khiển và báo cáo dựa trên web
-
Chọn ngày và phạm vi thời gian
-
Xuất báo cáo và biểu đồ dưới dạng PDF, CSV, XLS và nhiều định dạng khác
-
In báo cáo và biểu đồ
-
* Lập báo cáo hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng
-
* Báo cáo Giao hàng qua email hoặc chia sẻ tệp
-
Truy xuất thông tin trong báo cáo
-
Tùy chọn Sắp xếp, Xem và Lọc
-
Tùy chọn tìm kiếm
-
Báo cáo nhanh về người dùng, nhóm, OU, máy in, máy khách và máy chủ từ quản trị viên
-
Báo cáo Bộ lọc và Tùy chọn được lưu để Chạy lại nhanh
-
Báo cáo người dùng
-
Báo cáo của phòng
-
Báo cáo đơn vị tổ chức
-
** Báo cáo và báo cáo thanh toán
-
Báo cáo máy trạm
-
Báo cáo máy chủ
-
Báo cáo máy in
-
Báo cáo nhóm máy in
-
Báo cáo băng thông
-
* Báo cáo tiết kiệm
-
Báo cáo tác động môi trường
-
Báo cáo hành chính
-
Báo cáo của tôi - Báo cáo cá nhân của người dùng cuối
* Những tính năng này chỉ được bao gồm trong Phiên bản Standard và Premium Edition.
** Các tính năng này chỉ được bao gồm trong Premium Edition.
-
Lịch sử in và tùy chỉnh xuất báo cáo:
-
Xây dựng Báo cáo chi tiết hoặc tóm tắt tùy chỉnh của riêng bạn
-
Xuất sang CSV hoặc XLS
-
Tùy chỉnh cột và sắp xếp
-
Tùy chỉnh nhóm
-
Báo cáo theo trường LDAP tùy chỉnh
-
Giao diện chức năng liên quan:
Giao diện báo cáo
Biểu đồ, báo cáo và lập kế hoạch
Giao diện lịch sử in và tùy chỉnh xuất báo cáo
III. Yêu cầu hệ thống
IV. Download
VI. Các phiên bản hiện có
-
Phần mềm Print Manager Plus® 9.0 hiện có được cấp phép cho theo số lượng máy in giám sát và có các phiên bản sau:
-
Basic edition
-
Standard edition
-
Premium edition