I. Lợi ích, công dụng
-
Kiểm soát chi phí một cách đơn giản bằng tài khoản người dùng (user account), hóa đơn (bill) hoặc tính phí cho mỗi bản sao, in, quét và fax
-
Quản lý máy in và người dùng máy photocopy từ giao diện web được sắp xếp hợp lý
-
Báo cáo sử dụng và chi phí trên mỗi trang, theo người dùng, thiết bị và chức năng
-
Truy cập thiết bị thông qua đăng nhập, mã tài khoản hoặc ID / thẻ truy cập
-
Thực thi sử dụng có trách nhiệm bằng cách sử dụng các quy tắc, giới hạn và tự động hóa
II. Tính năng
Các tính năng có trên cả 2 phiên bản PaperCut NG/ MF
1. Theo dõi ai đang in cái gì
-
Xem có bao nhiêu trang đang được in bởi ai, cái gì và khi nào.
2. Thay đổi hành vi người dùng
-
Khuyến khích in hai mặt, hạn chế in email, tạo thói quen thân thiện và bảo vệ với môi trường.
3. Chỉ định hạn ngạch hoặc ngân sách cho cả tổ chức và mỗi cá nhân
-
Phân bổ hạn ngạch hoặc ngân sách cố định cho người dùng, phòng ban hoặc nhóm của bạn.
4. Tăng cường bảo mật tài liệu
-
Theo dõi nguồn gốc hoặc lưu trữ nội dung bằng chữ ký số (digital signatures) và hình chìm mờ (watermarking).
5. Đơn giản hóa việc in ấn di động và BYOD
-
Cho phép người dùng in di động hoặc BYOD theo ý của họ.
6. Các tính năng khác
-
Cho phép quản lý từ 5 đến 500.000 người dùng
-
Hoạt động trên mọi nền tảng: Win, Mac, Linux, Novell
-
Tự động nhập người dùng từ Active Directory, LDAP và hơn thế nữa
-
Được hỗ trợ bởi một mạng lưới các chuyên gia được chứng nhận trên toàn thế giới
-
Giải quyết in di động Mobile & BYOD cho phép người dùng in từ bất kỳ thiết bị nào theo ý của họ
Các tính năng cao cấp chỉ có trên phiên bản PaperCut MF
7. Theo dõi mọi hoạt động
-
Ngoài việc quản lý máy in giống phiên bản PaperCut NG, PaperCut MF còn quản lý cả máy photocopy, máy quét (scanner) và fax
8. Tính năng in “Find-Me Printing”
-
In thành một hàng đợi toàn cầu duy nhất, đi tới và thu thập tại bất kỳ thiết bị nào.
9. Phát hành in an toàn
-
Đảm bảo các tài liệu nhạy cảm không bắt đầu in cho đến khi người dùng đứng tại máy in để thu thập.
10. Bảo vệ máy in đa chức năng của bạn
-
Không cho phép người sử dụng chưa được cấp quyền. Xác thực truy cập bằng thẻ quẹt hoặc đăng nhập thiết bị.
11. Quản trị tập trung, quản lý dễ dàng
-
Có được khả năng hiển thị đầy đủ hoạt động của thiết bị từ mọi nơi với các công cụ quản trị dựa trên trình duyệt internet.
III. Xem xét lợi ích PaperCut đem lại từ các khía cạnh người dùng
1. Đối với nhân viên kiểm soát chi phí, tài chính
-
Báo cáo chi tiết về số lượng và chi phí của người dùng và máy in
-
Theo dõi và phân bổ chi phí lại cho bộ phận, trung tâm chi phí, khoa hoặc khách hàng
-
Sử dụng đơn giản và tìm kiếm thông tin cần thiết nhanh nhất có thể
-
Cắt giảm chi phí in ấn trong khi cải thiện công việc
2. Đối với quản trị viên hệ thống IT
-
Cài đặt đơn giản
-
Triển khai tập trung vào máy chủ của bạn và theo dõi tất cả in ấn. Phần mềm máy khách là tùy chọn và không bắt buộc để theo dõi in cơ bản.
-
Thiết lập người dùng nhanh, trực quan
-
Tự động quản lý người dùng cuối được biết đến các dịch vụ thư mục như Active Directory và LDAP
-
Giải quyết vấn đề in ấn di động & BYOD
-
Cho phép người dùng in từ bất kỳ BYOD hoặc thiết bị di động nào theo ý của họ. Bất kể hệ điều hành, vị trí của chúng, định dạng hoặc thương hiệu máy in, chúng tôi có các giải pháp đơn giản để giải quyết tất cả những điều này. Tất cả các giải pháp tích hợp vào quy trình tính phí / kế toán / hạn ngạch in tiêu chuẩn của PaperCut
-
Tài khoản dùng chung
-
Người dùng có thể dễ dàng phân bổ chi phí in cho các bộ phận, trung tâm chi phí, khách hàng hoặc dự án với phần mềm máy khách bật lên
-
Ghi nhật ký và báo cáo đầy đủ
-
Hơn 50 báo cáo một lần nhấp ở định dạng chuẩn (PDF, CSV, HTML)
-
Tích hợp cơ sở dữ liệu
-
Sử dụng cơ sở dữ liệu được xây dựng hoặc xác nhận để sử dụng cơ sở dữ liệu hiện có của bạn (MS SQL Server, Oracle, MySQL, PostgreQuery)
-
Hình mờ (Watermark) mỗi bản in
-
Tự động thêm tên người dùng hoặc thông tin khác vào cuối mỗi trang
-
Chữ ký số
-
Watermark tất cả các công việc có chữ ký điện tử để theo dõi nguồn / nguồn tài liệu
-
Giữ / phát hành hàng đợi
-
Phát hành tài liệu nhạy cảm tại điểm in
-
Cấp quyền điều hành
-
Cấp quyền điều hành theo khu vực chức năng
-
Tùy chọn tích hợp mạng nội bộ
-
API và giao diện lập trình đầy đủ
-
Lưu trữ in
-
Xem nội dung công việc in tương tác trong trình duyệt.
3. Đối với người dùng
-
Giao diện web trực quan, có thể tùy chỉnh hiển thị theo dõi sử dụng hoặc chạy âm thầm
-
Phần mềm máy khách tùy chọn xác thực, xác nhận chi phí công việc in, số dư tài khoản và phân bổ chi phí
-
Hiển thị việc sử dụng và tác động của cây xanh hoặc theo thể tích CO2
-
Hiển thị cửa sổ bật lên nhắc nhở người dùng về các tình huống như không in hai mặt công việc, cố in email hoặc đề xuất in thang độ xám khi in từ trình duyệt web
-
Tùy chọn thanh toán linh hoạt cho thanh toán khi in bao gồm thẻ chứng từ trả trước và cổng thanh toán trực tuyến
-
Triển khai linh hoạt với hiển thị với các tùy chọn cho hạn ngạch hoặc kiểm soát tính phí rõ ràng
-
Mobile Print Release cho phép bạn giải phóng công việc của mình tại máy photocopy với bất kỳ điện thoại thông minh hiện đại nào
IV. Yêu cầu hệ thống
-
Quy mô đáp ứng:
-
Thích hợp cho mạng có từ 5 đến 500,000+ users
-
Architecture:
-
Giám sát trong môi trường có Single server hoặc multi-server
-
Giám sát các máy in cục bộ
-
Phần mềm cho máy khách (Client software) là tùy chọn, không bắt buộc
-
Hỗ trợ hơn 20+ ngôn ngữ và đơn vị tiền tệ khác nhau trên khắp thế giới.
-
Chế độ cấp giấy phép (Licensing):
-
Cấp phép dựa trên số lượng người dùng (end users) không giới hạn số lượng máy in (printer), máy chủ (server), và máy trạm (workstation)
-
Hệ thống mở:
-
Open documented database schema
-
XML Web Services API với các sample code
-
Hỗ trợ các hệ điều hành đối với máy chủ:
-
Microsoft Windows Server 2016 / 2012 / 2012 R2 / 2008 / 2008 R2 / 2003 SP2, Windows 10, Windows 8, Windows 7, Windows Vista (64bit & 32bit versions where applicable)
-
Mac OS X Server (10.8 or higher) Most modern Linux distributions including Red Hat 6.0+, Novell SUSE 11.0+, Debian 6.0+, and others (requires GNU glibc 2.11 or higher)
-
Novell Open Enterprise Server 2 Linux (OES 2 SP1, SP2 (with hotfix applied) or SP3) and Novell OES 11
-
và hầu hết các cấu trúc hạ tầng chạy chế độ sẵn sàng cao hiện đại - Cluster Infrastructure
-
Hỗ trợ các dịch vụ quản lý người dùng (User Directory Services):
-
Active Directory (native integration including nested groups and OU’s)
-
OpenDirectory
-
eDirectory
-
LDAP
-
NIS, PAM, Samba, and others
-
Hỗ trợ máy trạm (Workstation) thuộc các hệ điều hành sau:
-
Microsoft Windows (any current editions)
-
Mac OS X (10.4 or higher)
-
Linux (any modern distribution)
-
Unix Workstation (Java required to run client software)
-
Các máy in (Printer) được hỗ trợ:
-
Hầu hết các loại máy in chính laser, inkjet, label và wide-format printers.
-
Hỗ trợ các ngôn ngữ lập trình cho máy in (print languages): PCL, PCL6, HPGL, Postscript, PCLGUI, Ricoh RPCS, Epson ESC, QPDL, various GDI printers và nhiều loại ngôn ngữ lập trình khác không được liệt kê ở đây.
-
Máy chủ cơ sở dữ liệu (Database Server) được hỗ trợ:
-
Self managing internal database: suitable for up to 5,000 end users
-
Microsoft SQL Server 2000/2005/2008/2008R2/2012/2014 or later (either 32 or 64 bit)
-
Microsoft SQL Express 2005/2008/2012/2014 or later (free from Microsoft)
-
PostgreSQL 7.1 or higher
-
MySQL 5.5 or higher
-
Oracle 9.2 or higher
-
Mã hóa (Encryption):
-
SSL encryption used for sensitive client server communication.
IV. Download
V. Các phiên bản hiện có
-
License phần mềm PaperCut NG/MF có thời hạn vĩnh viễn (trả phí một lần) theo phiên bản.
-
Phần mềm này hiện có 2 phiên bản thương mại:
Dưới đây là 10 Lý do bạn nên sử dụng PaperCut MF
1. Cắt giảm chất thải và Carbon Footprint
-
Khuyến khích in có trách nhiệm với hạn ngạch và chính sách in của PaperCut, cắt giảm chi phí giấy và mực và sử dụng năng lượng. Báo cáo nhanh về CO và lượng khí thải carbon - theo thể tích CO2 hoặc theo cây xanh - cho thấy tác động.
2. Áp dụng Chính sách in Toàn doanh nghiệp
-
Với PaperCut MF, các yêu cầu in được chặn tại máy chủ in để kiểm soát công việc theo các chính sách khuyến khích hoặc thực thi hành vi tốt. Sử dụng chức năng lọc tác vụ (Job Filtering) hoặc lập trình nâng cao (JavaScript) để thực hiện các chính sách và cải thiện việc sử dụng thiết bị. Ví dụ: bạn có thể định tuyến các tác vụ in có kích thước lớn lớn đến máy in tốc độ cao chuyên dụng, hiển thị cửa sổ bật lên để yêu cầu người dùng cuối xác nhận đầu ra một mặt, tự động xóa các công việc in với kích thước giấy không chính xác hoặc đề xuất một máy in thay thế khi thiết bị hoạt động.
3. Giải quyết in ấn cho thiết bị di động và BYOD
-
Cho phép người dùng in từ bất kỳ BYOD hoặc thiết bị di động nào theo ý của họ. Bất kể hệ điều hành, vị trí của chúng, định dạng hay thương hiệu máy in, PaperCut MF đều có các giải pháp đơn giản để giải quyết tất cả những điều này. Tất cả các giải pháp tích hợp vào quy trình tính phí / kế toán / hạn ngạch in tiêu chuẩn của PaperCut.
4. Kích hoạt tính năng in Find-me / Phát hành In an toàn
-
PaperCut MF bảo vệ các tài liệu liên quan và cắt giảm khối lượng bản in không có yêu cầu bằng cách đảm bảo người dùng giải phóng các lệnh in tại điểm in. Với tính năng in Find-Me, người dùng xếp hàng các công việc in thành hàng đợi ảo và sau đó phát hành chúng để in trên thiết bị cụ thể. Bản in an toàn yêu cầu xác thực người dùng trước khi in, đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể in và thu thập các tài liệu nhạy cảm. PaperCut MF cũng có thể được xác nhận để yêu cầu phê duyệt in, đảm bảo người quản lý, giáo viên hoặc SysAdmins ủy quyền in bất kỳ công việc nào.
5. Giám sát và báo cáo sử dụng
-
Giám sát và báo cáo theo thời gian thực giải quyết tất cả các lĩnh vực quản lý in / sao chép (copy) / fax / quét (scan), từ nhật ký trang chi tiết đến tóm tắt của người dùng, bộ phận, thiết bị hoặc tác động môi trường. PaperCut MF cung cấp hơn 50 báo cáo, ở định dạng PDF, HTML hoặc Microsoft Excel (.csv). Truy cập báo cáo từ bất kỳ trình duyệt web nào hoặc lên lịch để chúng được tạo tự động và gửi qua email. Bạn có thể thiết lập báo cáo để sử dụng tiêu đề của riêng mình và tạo báo cáo với dữ liệu tùy chỉnh bằng cách chỉ định phạm vi ngày, lọc và sắp xếp theo dữ liệu có sẵn.
6. Triển khai đơn giản
-
Trình hướng dẫn cài đặt sẽ cài đặt phần mềm máy chủ và sau đó tiến hành tự động phát hiện máy in và các thiết bị đa chức năng trên mạng của bạn. Tự động tạo người dùng và nhóm từ các dịch vụ thư mục bao gồm Active Directory, Open Directory, Novell eDirectory của LDAP, Trình hướng dẫn cài đặt giúp bạn xác định quyền truy cập của người dùng, chi phí trang và hạn ngạch. Phần mềm máy khách (Client software) là tùy chọn và có thể được chạy trực tiếp khỏi chia sẻ máy chủ, tránh phải cài đặt / triển khai cục bộ. PaperCut MF tích hợp với máy in và các thiết bị đa chức năng từ tất cả các nhà cung cấp chính.
7. Quản trị trung tâm, quản lý dễ dàng
-
PaperCut MF cung cấp quyền truy cập quản trị dựa trên trình duyệt từ bất kỳ vị trí mạng nào, cung cấp các tùy chọn quản trị và cấu hình nâng cao trong giao diện người dùng trực quan. Người dùng cuối có quyền truy cập vào một bộ công cụ web để theo dõi hoạt động của chính họ trong thời gian thực, truy vấn số dư tài khoản của họ, xem giao dịch và chuyển tín dụng cho người dùng khác.
8. Tích hợp với mạng nội bộ (Intranet) của bạn và các hệ thống khác
-
Giao diện web có thể tùy chỉnh đảm bảo bạn có thể dễ dàng tích hợp với trang web mạng nội bộ của mình, giao diện lập trình (scripting interface) và API được ghi lại đầy đủ cho phép bạn tích hợp PaperCut MF với các hệ thống CNTT khác.
9. Tăng quy mô dễ dàng
-
Thiết kế và kiến trúc phần mềm hiện đại cung cấp khả năng mở rộng cho các mạng ở mọi quy mô, từ 05 đến 500.000 người dùng. Bất kể số lượng máy chủ và người dùng cuối trên mạng của bạn, PaperCut MF sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn.
10. Tối đa hóa thời gian hoạt động và tính khả dụng
-
PaperCut MF cung cấp một cách tiếp cận mạnh mẽ để duy trì dịch vụ bằng cách phân cụm tại bộ đệm in, máy chủ ứng dụng và cơ sở dữ liệu (đối với cơ sở dữ liệu nhận biết cụm), cũng như bảo vệ chống lỗi tự động chống lại các điểm lỗi đơn.